Office 2010
Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 22. + 23.06.2017 ein Seminar zum Thema "Excel - Aufbau" statt.
Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:
- Große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
- Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen (OLE)
- Funktionen mit erweiterten Fähigkeiten
- Funktionen verschachteln/kombinieren
- Formeln mit Bedingungen und Verzweigungen
- Daten analysieren, konsolidieren, filtern
- Automatisierung (Einführung in Makros)
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:
Ort: Ostfalia - Wolfenbüttel, Rechenzentrum, Poolraum P5
Zeit: Donnerstag + Freitag, 22. + 23.06.2017; 09.00 - 16.00 Uhr bzw. 09. - 12.00 Uhr
Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes
Donnerstag, 22.06.2017, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen
- Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
Freigaben (Downloads) für Seminar (falls benötigt - nicht immer online verfügbar!)
Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - C. Derlien - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!) - Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
*.xlsm - Arbeitsmappen mit Makros
*.xltx - Arbeitsmappen-Vorlagen
*.xltm - Vorlagen inklusive Makros
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
Windows 8.1 / 10 - Explorer - Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen) - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur;
mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
mit Umschalten-Taste und Cursor wird markiert; Lässt sich kombinieren für effizientes Markieren großer Tabellenbereiche
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen (alt in xls: 256 x 65.536)
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Zellen markieren
Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren"
Tipp: bei Zahlen Startwert und Schrittweite dann 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1-zu-1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - neue Spalten/Zeilen/Zellen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL, ANZAHL2, HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 werden automatische $ vergeben für Spalten und/oder Zeilen
Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel:=B$1 * $A2) - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
effektive neue Diagrammvorlagen möglich (Übungen hierzu);
Standardordner Templates:C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
erste einfache Anpassungen mit Hilfe von Layout und Formatvorlagen
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln" - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern:
Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS() - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen;
unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen;
außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:=SUMME(KassenbuchSep[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln;
eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr"), damit sich eine stetige Reihenfolge bewusst erzeugen lassen kann;
Anm.: bei Filterung (z.B. nur Werte = Pfand) reagieren die Standardsummen nicht -> wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s. morgen DBSUMME) - Format übertragen
über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern:#.##0,00 "Liter"formatiert Zahl 1500 zu 1.500,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten - Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren,
Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate... - Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!) - DB-Funktionen
DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien (Queries)
Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ... - Pivot-Tabellen
mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
(Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)
mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen
Berechnete Felder: Gruppe Berechnungen - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld... erstellen
Beispiel: aus zwei Auswertungsspalten "Summe Gehalt" und "Summe Zulagen" wird "neues Feld" mit "= Gehalt + Zulagen"
Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:=PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")
Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
Übung: Diagramme aus Pivot-Daten; Tipp: Ausblenden mit Menüband - Analyse - Feldschaltflächen
Hilfe - Fx Assistent
Zellen sperren
Als Tabelle formatieren
DBSUMME()
Pivot-Table
Benutzerdef. Format
Freitag, 23.06.2017, 09.00 - 12.00 Uhr
- Rekapitulation, TN-Frangen
- To-Do-List Freitag-Morgen: Forts./Wiederholung zu Pivot, OLE, Makros, ... - schauen wir mal!
Ich bereite an dieser Stelle auf jeden Fall schon mal die Themen für den heutigen ½ Tag vor ;-)
Und "sehr wahrscheinlich" werden wir nicht alles "schaffen" - aber nach dem Seminar ist vor dem Seminar und natürlich auch vor dem "Üben" und da will ich möglichst viel Infos zu bereitstellen - Also: - OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutieren, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung, wenn beteiligte Verknüpfungsobjekte neu verdrahtet werden müssen (z.B. nach Übermittelung per E-Mail oder Kopieren der Dateien);
Anm.: in Netzwerk-basierten Speicherumgebungen funktionieren oft die automatischen Aktualisierungen mit den verknüpften Opjekten nicht:
dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren - Makros I (Erste Gehversuche mit Makros über Aufzeichnung von Makros)
Hinweis auf Menüband Entwicklertools: muss über Menüband Datei - Optionen ... oft erst eingeblendet werden
Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links)
Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter - Arbeitsmappen mit Makros - eigener Dateityp: *.xlsm (bzw. *.xltm für Vorlagen)
beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros nicht nutzbar! - VBA-Editor nutzen (siehe Alt + F11; z.B. für die nachfolgenden Codes)
manuelles Einfügen von Sub Routinen (Makros) oder Function (neue eigene Funktionen; Beispiel: NettoMwst)
Wichtig: falls noch keine Struktur "Module" im Projekt-Explorer vorhanden ist, dann einfach mittels Einfügen - Module diese notwendige Struktur erstellen - Makros II (Zusatzinfos - Konfiguration/Sicherheit; Vorlagen nutzen)
Konfiguration über Excel-Optionen - Vertrauensstellungscenter - Einstellungen für Vertrauensstellungscenter
Hier: Einstellungen für Makros (möglichst unverändert lassen); Vertrauenswürdige Speicherorte
alternativ erreichbar über Schaltfläche "Makrosicherheit" im Menüband Entwicklertools
Bei Laufwerkspfaden im Netzwerk (UNC) muss extra ein Kontrollkästchen für diese Nutzung aktiviert werden
Tipp: bei den "Vertrauenswürdigen Speicherorten" finden Sie auch Ihre Verzeichnisse für Benutzer und Templates!
Speicherorte auf Netzwerkressourcen müssen noch extra erlaubt werden
Tastenkombinationen:ALT+F8öffnet Makro-Dialogfenster;ALT+F11öffnet Visual-Basic-Editor
Auszüge aus Übungen: (ein Makro und eine Funktion){code lang:freebasic showtitle:false lines:true hidden:false}'Mit dieser Prozedur, werden alle markierten Zellen summiert.
'Diese Prozedur einfach in ein Modul einfügen und los gehts.
Sub Selection_Summe()
Dim Zelle As Range
For Each Zelle In Selection
If Zelle.Value <> "" And IsNumeric(Zelle.Value) Then
Summe = Summe + Zelle.Value
End If
Next Zelle
MsgBox "Das Ergebnis lautet: " & Summe, vbCritical
End SubPublic Function NettoMwst(Betrag, Optional SteuerSatz As Single = 0.19)
'Quelle: Helmut Pirklbauer
Dim Netto As Double
Netto = Betrag / (1 + SteuerSatz)
NettoMwst = Excel.Application.Round(Netto, 4)
End Function
{/code}Komplette Beispiele im Seminar bereitgestellt...
Für weitere vertiefende Beschäftigungen mit dem Thema "Aktive Inhalte, Makros und Formulare mit Excel" hier eine beispielhafte Anleitung im Internet: VBA Tutorials (Link Übung Eingabemasken mit Excel) - Sicherheitscenter
Konfigurationen für die Nutzung von aktiven Inhalten
Vertrauenswürdige Herausgeber, Vertrauenswürdige Speicherorte, Vertrauenswürdige Dokumente, Add-Ins, ActiveX-Einstellungen, Einstellungen für Makros, Geschützte Ansicht, ...
Darstellung der wichtigsten Optionen und Zusammenhänge; Übung für Vertrauenswürdige Speicherorte (inkl. Netzwerk - TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen
PivotChart
OLE
VBA-Editor (Alt+F11)
Vielen Dank für Ihre überaus positiven Feedbackbögen und persönlichen Rückmeldungen (inkl. Klopfen ;-)
Ihr Trainer Joe Brandes
