Office 2010
Ab dem 31.08.2015 findet an der KVHS Wolfenbüttel eine weitere Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel statt. In Tagesseminaren mit diversen Office-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren auch den Umstieg von Office 2003 auf die aktuelle Office 2010 Techniken weiter kennen lernen und uns intensiver ein die aktuellen Programmversionen einarbeiten.
Hier die Rahmendaten:
Ort: KVHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-5, 38300 WF, Raum 1.9 ("Linux")
Zeiten: Mo, 31.08. bis Fr., 11.09.15 (jeweils 08.30 - 15.30)
Anm.: genauere Themen, Zeiten und Räume im folgenden Beitrag
Ich wünsche viel Spaß und Erfolg
Ihr Trainer Joe Brandes
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013 - Tipps/Infos zu 2010-Version:
klassisches Menü nachrüsten mit UBit Tool (Link)
Vergleich der 2003 mit der 2010 Oberfläche (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Stadt Wolfenbüttel zum Thema "Office 2010"
Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der folgenden Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.
Woche 1: (5 Termine)
- Tag 1: Excel 2010 – Arbeiten mit Formeln und Funktionen
- Tag 2: Word 2010 – Textgestaltung: Spaltentexte, Nummerierungen,
Aufzählungen, Gliederungen, Einbindung von Bildern/Grafiken, Formatvorlagen - Tag 3: PowerPoint 2010 - Folienerstellung und –gestaltung, Folienübergänge, Animationen
- Tag 4: Outlook 2010 - Kontakte, Kalender, Ordner, Verwaltung, Gruppen, Einladungen und Terminabsprachen
- Tag 5: Word 2010 Spezial - Formatvorlagen, Dokumentvorlagen, Autotexte, Arbeiten mit Feldern
Montag 31.08.15
Montag, 22.09.2014, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
Themenvorgabe: Excel 2010 – Arbeiten mit Formeln und Funktionen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010/2013
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
Tabellenblattnamen umbenennen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010/2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen - Tipps / Tricks
Eingabe "erzwingen" mit einfachem Anführungszeichen;
also: Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007 oder '24/07)
manueller Zeilenumbruch innnerhalb Zelle mit Alt + Enter
Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -),
mehrere, unzusammenhängende Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
Zellbereich schnell und effizient markieren mit Umschalten + Strg + Cursor-Tasten (z.B. Rechts und Runter)
Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + . - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Tipp für Datum in DIN-Darstellung: JJJJ-MM-TT formatiert Datum zu 2015-08-03 - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2(), HEUTE(), JETZT()
Einsatz des Funktionsassistenten (fx in Bearbeitungszeile) zum Analysieren von Funktionen, Aufrufen der Excel-Hilfe und in leeren Zeilen als Übersicht über die "offiziell" eingebauten und dokumentierten Funktionen - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln mit deren relativen Anpassungen
absolute Zellbezüge mit Hinzufügen von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ vor Spalten-Buchstaben und Zeilen-Nummern - Als Tabelle formatieren... (mehr als nur "schön designte" Tabellen)
neue 2007/2010/2013er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen mit (in der Mappe) eindeutigem Bezeichner benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Menüband Tabellentools Entwurf - Gruppe Optionen für Tabellenformat - Kontrollkästchen Schaltfläche "Filter" bzw. komplett/allgemein mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"; es lassen sich auch eigene Tabellenformatvorlagen erstellen - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
einfache Zuweisung auf demselben Tabellenblatt:
=SVERWEIS( B4 ; $E$4:$G$18 ; 2 )
über Tabellenblätter hinweg:
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS() - Diagramme (eine Einführung)
Umsatztabelle inklusive Spalten- und Zeilenbeschriftungen (Artikel, Monate) markiert und mittels Funktionstaste F11 ein "Schnelldiagramm" erstellt in Form eines neuen Diagrammblatts; Wechseln der X-Achse und Legendenzuordnung mittels neuem Ribbon Diagrammtools - Entwurf - Zeile/Spalte wechseln
Übung mit Änderung der Styles des Diagramms (Füllungen, Schriften, Abstände); speichern der Formatierungen als Vorlagen (.\Templates\Charts); Diagramm lässt sich in Tabellenblatt verschieben und dort in Größe und Eigenschaft anpassen; beim Ausdruck auf die Aktivierung des Diagramms achten, falls Sie nur das Diagramm drucken wollen - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Absoluter Zellbezug
Als Tabelle formatieren
Benutzerdef. Format
Funktion WENN()
Funktion SVERWEIS()
Diagramme
Dienstag 01.09.15
Dienstag, 01.09.2015, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
- Themenvorgaben: Word 2010 – Textgestaltung: Spaltentexte, Nummerierungen,
Aufzählungen, Gliederungen, Einbindung von Bildern/Grafiken, Formatvorlagen - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste)
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
Tipps im "Voraus/siehe Aufbauseminar": Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen);
Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
bedingter Trennstrich (Strg + -),
geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Spaltenlayout
hier: Texte fließen über Spalten - Menüband Seitenlayout - Spalten; man erhält fortlaufende Abschnittswechsel für diesen speziellen Bereich
beste Darstellung im Blocksatz - Empfehlung: Silbentrennung (neben Symbol für Spalten) auf Automatisch stellen; für manuelle Silbentrennungen bitte immer Strg + Bindestrich nutzen (nicht den einfachen Bindestrich!) - Tabellen
mittels Menüband Einfügen integrieren; eigene Tabellentools (neue Menübänder bei aktivierter Tabelle)
Tipp: mit Tab durch die Zellen springen, dann erhält man nach letzter Zelle auch automaisch eine neue Zeile
komplette Tabelle löschen: über Symbol oben links Tabelle markieren und dann über Rechte Maus (oder das Menüband für Tabellen) Tabelle löschen
Übung: Nutzen der neuen, feinen Layouts für Tabellen - Sonderzeichen
spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken (in Übung: Mailsymbol, Websymbol) - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten") -> dann Absatzformate -> dann Zeichenformate
also vom Groben ins Feine überarbeiten - Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm )
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
s.a.oben: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - Gruppe Formatvorlagen - Pfeil - Standard - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt) - Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
Anspassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Übungen: Arial, andere Schriftfarbe und größerer Abstand nach dem Absatz für "Überschrift 1"
Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung und dann auf eine Glederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen versehen! - Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis) - Bilder (Menüband Einfügen - Grafik)
mit Hilfe von Zeilenumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen
Bilder/Abbildungsverzeichnis: über Rechte Maus Beschriftungen für die Bilder erstellt und danach ein komplettes Abbildungsverzeichnis eingefügt!
Zeichnenelemente: auch hier Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben
SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken" - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Spalten
Kopf-/Fußzeile
Symbole
Inhaltsverzeichnis
Formatvorlagen
Bilder
Mittwoch 02.09.15
Mittwoch, 02.09.2015, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
- Themenvorgaben: PowerPoint 2010 - Folienerstellung und –gestaltung, Folienübergänge, Animationen
- Neuer Dateityp ab PowerPoint 2007:
*.pptx (genau: Präsentationen- ohne Makros), *.potx (Vorlagen), *.ppsx (Bildschirmpräsentationen)
PowerPoint 97-2003 Dateityp: *.ppt; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Dateitypen bei bekannten Dateitypen
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen...
Übung: mit PowerPoint 2010 im abwärtskompatiblem *.ppt Format; Hinweis auf Kompatibilitätsprobleme
Anm.: dasselbe Prinzip bei Word (*.doc vs. *docx) oder Excel (*.xls vs. *.xlsx) - Inhalte in Folien eingeben
Hinweis: keinerlei Formatierungen vornehmen (also keine Schriftarten, Größen, Aufzählungszeichen, Farben, Platzhalterpositionen, ...)
Wichtig: die Formate werden später über die Designs (Entwurfsvorlagen) sauber zugewiesen
Tipp: in Aufzählungen den Zeilenwechsel mit Umschalten + Return nutzen (manueller Zeilenumbruch); Einrückungen / Ebenen für Aufzählungen mittels Symbolen "Listenebenen"
neue Layouts (Positionen auf Folie) ab 2007 gegenüber Vorgängern
Ansichten: Normal- oder Folienansicht vs. Foliensortierung und Notizenseitenansicht - Folienelemente
Aufzählungen, Tabellen, Diagramme (jetzt mit Partner-Anwendung Excel), SmartArts, Grafiken/Bilder, ClipArts (Hinweis: lassen sich mit aufgelöster Gruppierung nachbearbeiten/umfärben), Multimedia-Objekte
Praxis mit einigen Elementen; Neu ab 2007: SmartArt-Objekte für Flussdiagramm oder Organisationdiagramme
Vorschlag für Übung mit Formen: Texte in Form hinzufügen (einfach lostippen), Ausrichten, Gruppieren, Vorder-/Hintergrund (immer Tipp: Rechte Maus oder oben das Menüband für Zeichentools), Format übertragen (Pinsel)
Schaltfläche "Symbol" erlaubt bei Texten das Einfügen von "Sonderzeichen" wie Ø - Notizen
in Folienansicht unterhalb der Folie lassen sich Notizen zu den Folien hinterlegen
eigene Ansicht Notizenseite und Extra-Ausgabe beim Drucken - Tipp zu Farbschema
Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tool wie www.colorschemedesigner.com oder Kuler von Adobe Photoshop - Farben
Entwurf einer eigenen Farbpalette (Farbschema) basierend auf Farben "Zeitungspapier" (Design: Zeitungspapier) und Anpassung der Akzentfarben Akzent-1 bis Akzent-3 auf die Stadt-WF-Farben "WF-Grün, WF-Rot, WF-Blau" von der Website - Designentwurf
Schriftart, Schriftgrößen, Farben (Tipp: Addon Colorzilla für Browser Mozilla Firefox)
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
beispielhafte Umsetzung mit leerer Präsentation! Inhalte hier ja nicht wichtig - wir interessieren uns nur für die Formate!
Aufnahme von Farben aus Websites mit Firefox Addon Colorzilla - Tipp zu Erstellung "Farben" und "Design"
mit leerer Präsentation arbeiten, dann bearbeitet man gar nicht erst den Folienmaster einer bestehenden Präsetation und bekommt somit keine Probleme beim Umschalten von Designs mit Hintergrundelementen, Grafiken oder Logos - Folienmaster (hier geht es jetzt um die Formatierung der Folien)
Bearbeitung und Anpassung der "Formatierungen und Designs" unserer Präsentationen
so ändern sich dann in allen Folien einheitlich die Formatierungen, Hintergründe, Text/Überschriften Positionen
neue Folienlayout als Untergliederungen (spezielle Masterfolien z.B. für Layout Vergleich) verfügbar
Speichern der Designs über das gleichnamige Symbol (die Gruppe Designs) und untersten Link "Aktuelles Design speichern..."
Übung: Entwuf eines Designs und nutzen des Designs
Speicherort für Design-Themes (*.thmx): C:\Benutzer\username\AppData\Microsoft\Templates\Document Themes
diese Designs erscheinen unter Designs - Benutzerdefiniert - Kopf- und Fußzeile
in Designs befinden sich Platzhaltern für "Datum und Uhrzeit", "Datum" und "Fußzeile"; Aktivieren der Platzhalterstellen über Ribbon Einfügen - Kopf- und Fußzeile; Spezielle Behandlung von Titelfolien - Übergange (Ribbon - Menüband)
Folienübergänge von Folie zu Folie, Anzeige von Eigenschaften unterhalb der Folien in Ansicht Foliensortierung - Animationen (Ribbon - Menüband)
auf einer Folie für einzelne Objekte (z.B. Titel, Aufzählung, Grafik, ...) vielfältig einstellbar, viele neue Animationen, bitte Ansicht Folie - Bildschirmpräsentation (Ribbon)
Einblendezeiten testen, Bildschirmpräsentation einrichten (Mulitimonitor: Monitor für Präsentation festlegen, Kiosk-System/endlos), Bildschirmpräsentation starten (ab Folie 1) mittels F5; ab aktueller Folie mit Umschalten + F5, in Präsentation Stifte nutzen; Neue Anzeigedauern testen
Tipp: ab Windows Vista mit Win + P (Projektor) lässt sich der Multimonitorbetrieb schnell konfigurieren - Präsentationszeiten / Folienanzahl
Beispielhafte Regel: Guy Kawasakis 10 / 20 / 30 Regel (10 Folien / 20 Minuten / min. 30 Pt)
Aber: Zielgruppe defininieren und entsprechend nach eigenem Plan und Ideen vorgehen - Menüband Datei
Speichern und Senden (vielfache Exportformate)
Drucken (hier die Handzettel - z.B. 6 pro DinA4-Seite) - Beispielvorlage Microsoft PowerPoint 2010
mittels Datei - Neu - Beispielvorlagen - Einführung in PowerPoint 2010; schöne Umsetzungen und Analyse der Animationen (hier: die Animationen wurden auf dem Folienmaster eingerichtet); Hinweis: Nutzung von Abschnitten zur besseren Ordnung in der Gesamtansicht und Organisation von "großen" Präsentationen - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Folien-Layouts
Farben
Folienmaster
Kopf-/Fußzeile
Speichern Formate
Beispielpräsentation
Donnerstag 03.09.15
Donnerstag, 03.09.2015, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen (hier insbesondere Wunsch nach Thema "Seriendruck mit Outlook")
- Themenvorgaben: Outlook 2010 - Kontakte, Kalender, Ordner, Verwaltung, Gruppen, Einladungen und Terminabsprachen
- Ribbons - neue Oberfläche (Look & Feel)
Ein-/Ausblenden der Ribbons (Doppelklick); Gruppen mit kleinem Pfeil unten rechts für Dialogfenster, Steuerung über Tastatur (mittels Alt-Taste aktivieren); Ribbons dynamisch zur Programmnutzung, Ribbon Datei mit Drucken und Optionen - Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit
gemeinsam nutzbaren Kontakten,
Terminkalender für Gruppen,
Abwesenheitsnotiz,
OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
Tafelbild aus (einem) Outlook-Seminar an der VHS WF
- Outlook.pst (Lokale Struktur - beim Klinikum natürlich über den Exchange Server)
die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung,
bei Exchange Server dann zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren - E-Mail
Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc", bitte immer Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
Tipp: Suchordner - Ungelesene Nachrichten - Kalender
Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Assistent, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen;
Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Tipp: Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..."; Hinweis auf Online-Kalender mit Endung ics; Kalender per Mail versendet - Kontakte
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien) - Aufgaben, Notizen, Journal
kleinere Nutzungen dargestellt - Optionen Outlook
siehe Menüband Datei - Optionen:
Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen; hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ... - Seriendruck (hier mit Outlook - ausführlichere Darstellung z.B. im Beitrag "Seriendruck / TU BS")
Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe, Outlook) geöffnet
das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen:
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Outlook nutzen für Seriendruck (Briefe, E-Mails)
sauberes Eingeben von Kontaktinformationen - Nutzen der Schaltflächen für Dialogfenster (Name, Telefonnummern, Adressen)
Organisieren der Daten in Kontakt-Ordnern
Praxis mit Outlook-Kontakten:
so passen Adressblock und Grußzeile sofort (wenn die Daten alle sauber in Outlook eingetragen wurden
Massenmail (Serien E-Mails)
Praktische Umsetzung mittels Assistenten für den Seriendruck und Datenquelle Outlook; ein Serienbrief kann einfach mittels Menüband Sendungen - Fertig stellen und zusammenführen genutzt werden - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Adressblock
Adressen
Ordner
Regel
Kalender
Kontakte
Freitag 04.09.15
Freitag, 04.09.2015, 08.30 - 12.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen (Kurzrekapitulation zu Aufzählungen/Nummerierungen mit Zeilenwechsel mittels Umschalten + Return)
Anm.: Beachten Sie auch den Beitrag zum Dienstag dieser Seminarreihe (01.09.2015) - Themenvorgaben: Word 2010 Spezial - Formatvorlagen, Dokumentvorlagen, Autotexte, Arbeiten mit Feldern
- Grundsätzliches zur Reihenfolge für Formatierungen
Dokumente vom "Groben ins Feine" erstellen:
Seite (z.B. über Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten")
Absatz (intensive Nutzung von Absatzformatvorlagen)
Zeichen (individuelle Formate für Zeichen erst ganz zum Schluss)
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link) - Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten (klass. "Schnellbausteine") für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt, einfach Word - Templates Pfad im Speichern unter.. Dialog
Übung: Bearbeiten / Erstellen / Nutzen von Dokumentvorlagen
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung - Feldfunktionen (z.B. Menüband Einfügen - Schnellbausteine oder in Menüband zu Kopf-/Fußzeilen)
Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung), "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen), FileName (Dateiname mit/ohne Pfad), StyleRef (Zuweisung des Inhalts von bestimmten Eigenschaften - hier Formatvorlage Überschrift 1)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9, oder natürlich Rechte Maus - Feldfunktionen aktualisieren
Beachten: unterschiedliche Datumsfelder (Datum Erstellung / Druck / letzte Änderung / Aktuell)
Tipp: für das Datum lässt sich nachträglich über Formatschalter /@ "yyyy-MM-dd" das Datumsformat auf 2015-07-09 einstellen oder individualisieren - Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen"Standard", "Überschrift 1" und "Überschrift 2"
Anspassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage auswählen - Ändern
Übungen: Seitenumbruch oberhalb, andere Schriftart/Schriftfarbe und größerer Abstand nach dem Absatz für "Überschrift 1"
Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung und dann auf eine Glederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen versehen!
Durch die Nutzungen von Überschrift X - Formatvorlagen lässt sich über Menüband Verweise sehr einfach ein "Inhaltsverzeichnis einfügen..." (Tipp: auch hier möglichst über die Dialoge die gewünschte Technik einstellen und nicht über "1-Klick-Lösungen") - Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Bilder: über Rechte Maus Beschriftungen für die Bilder erstellt und danach ein komplettes Abbildungsverzeichnis eingefügt! - Ansicht: Gliederung
hier lassen sich unterschiedliche Ebenen ein-/ausblenden und sehr schnell "Kapitel" austauschen/verschieben - AutoTexte (Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
die Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3, Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3); Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen
in Ribbons: Menüband Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
Tipp: nach Einblenden des Menübands Entwicklertools (Word - Optionen) mittels Gruppe Steuerelemente - Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement können Sie Ihre AutoText-Kategorien super nutzen - Inhaltssteuerelemente - die neuen einfachen Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
Nutzung von ISE für diverse Inhalte möglich: Datum, Texte, Katatlog-Baustein
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013 Dokumentformaten verarbeiten!
Auch teilweise Übungen (eher schnelle Darstellungen) mit anderen ISE und auch Bausteinkatalogen für die Nutzung von AutoTexten - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Seite einrichten
Feldfunktionen
Format
Inhaltsverzeichnis
Bausteinkatalog
Absatzformatvorlage
Woche 2: (3 Termine)
- Tag 6: Word 2010 (intensiv) - Excel 2010 (kurz)
- Tag 7: Excel 2010 (intensiv) - Word 2010 (kurz)
- Tag 8: Outlook 2010 - Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben
Montag 07.09.15
Montag, 07.09.2015, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen (auf "Basics" konzentrieren, Tastenkombinationen, bei Excel dann Verbindung mit Word als Thema Seriendruck/Serienbriefe gewünscht)
- Themenvorgaben: Word 2010 (intensiv) - Excel 2010 (kurz)
- Windows Bedienung
Starten von Anwendungen mittels Windows-Taste, Tastenkombinationen "Best-Of" aus Übersicht auf dieser Website (Link Shortcuts) - Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen für die Dateien/Dokumente)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Office Versionen (hier im Seminar nicht besprochen)
97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)
2007, 2010: neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm; Templates: .dotx, .xltx - auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..." (Übung: Nachrüsten der Schnellzugriffsleiste)
PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten") -> dann Absatzformate -> dann Zeichenformate
also vom Groben ins Feine überarbeiten - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Manuelle Sonderzeichen
bedingter Trennstrich (Strg + -),
geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg)
manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
manueller Seitenwechsel (Strg + Return) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Anfasser (Kästchen / Dreiecke) für Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Tabellen
mittels Menüband Einfügen integrieren; eigene Tabellentools (neue Menübänder bei aktivierter Tabelle)
Tipp: mit Tab durch die Zellen springen, dann erhält man nach letzter Zelle auch automaisch eine neue Zeile
komplette Tabelle löschen: über Symbol oben links Tabelle markieren und dann über Rechte Maus (oder das Menüband für Tabellen) Tabelle löschen
Übung: Nutzen der neuen, feinen Layouts für Tabellen - Sonderzeichen
spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken
Übung: Mailsymbol (vor E-Mail-Adresse), Websymbol (Weltkugel vor Webseitenadresse - URL) - Excel - Tabellenkalkulation
wieder: Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Zoom - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
Tabellenblattnamen umbenennen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010/2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen - Tipps / Tricks
Eingabe "erzwingen" mit einfachem Anführungszeichen;
also: Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007 oder '24/07)
manueller Zeilenumbruch innnerhalb Zelle mit Alt + Enter
Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -),
mehrere, unzusammenhängende Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
Zellbereich schnell und effizient markieren mit Umschalten + Strg + Cursor-Tasten (z.B. Rechts und Runter)
Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + . - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Tipp für Datum in DIN-Darstellung: JJJJ-MM-TT formatiert Datum zu 2015-08-03 - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE() - Seriendruck (hier mit Excel - ausführlichere Darstellung z.B. im Beitrag "Seriendruck / TU BS")
Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe, Outlook) geöffnet
das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen: (Menüband Sendungen)
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Praxis mit Excel-Kunden-Kontakten (als Tabellenarbeitsblatt einer Arbeitsmappe):
bitte die Überschriften (Feldnamen Vorname, Nachname, .. in erster Zeile eines Arbeitsblatts beginnen lassen
Massenmail (Serien E-Mails)
Praktische Umsetzung mittels Assistenten für den Seriendruck und Datenquelle Liste/Excel; ein Serienbrief kann einfach mittels Menüband Sendungen - Fertig stellen und zusammenführen genutzt werden - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Aufzählungen
Tabulatoren
Symbole
Markierungen
Als Tabelle formatieren...
Seriendruck
Dienstag 08.09.15
Dienstag, 08.09.2015, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
- Themenvorgaben: Excel 2010 (intensiv) - Word 2010 (kurz)
- Tipp: Einstellung Windows (Einblenden der Dateierweiterungen)
mit Windows Explorer (Win + E) die Dateierweiterungen einblenden lassen;
hier Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010/2013
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
Tabellenblattnamen umbenennen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010/2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen - Tipps / Tricks
Eingabe "erzwingen" mit einfachem Anführungszeichen;
also: Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007 oder '24/07)
manueller Zeilenumbruch innnerhalb Zelle mit Alt + Enter
Zeilen / Spalten einfügen mit Strg + "+" (bzw. entfernen mit -),
mehrere, unzusammenhängende Zellbereiche markieren mit Strg-Taste
Zellbereich schnell und effizient markieren mit Umschalten + Strg + Cursor-Tasten (z.B. Rechts und Runter)
Datum (aktuelles Systemdatum) manuell einfügen: Strg + . - Diagramme (eine kurze Einführung)
Umsatztabelle inklusive Spalten- und Zeilenbeschriftungen (Artikel, Monate) markiert und mittels Funktionstaste F11 ein "Schnelldiagramm" erstellt in Form eines neuen Diagrammblatts; Wechseln der X-Achse und Legendenzuordnung mittels neuem Ribbon Diagrammtools - Entwurf - Zeile/Spalte wechseln - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Tipp für Datum in DIN-Darstellung: JJJJ-MM-TT formatiert Datum zu 2015-08-03 - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2(), HEUTE()
Einsatz des Funktionsassistenten (fx in Bearbeitungszeile) zum Analysieren von Funktionen, Aufrufen der Excel-Hilfe und in leeren Zeilen als Übersicht über die "offiziell" eingebauten und dokumentierten Funktionen - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln mit deren relativen Anpassungen
absolute Zellbezüge mit Hinzufügen von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ vor Spalten-Buchstaben und Zeilen-Nummern - Als Tabelle formatieren... (mehr als nur "schön designte" Tabellen)
neue 2007/2010/2013er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen mit (in der Mappe) eindeutigem Bezeichner benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Menüband Tabellentools Entwurf - Gruppe Optionen für Tabellenformat - Kontrollkästchen Schaltfläche "Filter" bzw. komplett/allgemein mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"; es lassen sich auch eigene Tabellenformatvorlagen erstellen - "Große Tabellen" drucken
Tipp: Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken (Einrichten eines Symbols für die Schnellzugriffsleiste)
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren;
Tipp: gerne direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
PDF generieren aus Excel mit Datei - Speichern und Senden - Word
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
Tipps im "Voraus/siehe Aufbauseminar": Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Sonderzeichen
spezielle Zeichen über Menüband Einfügen - Symbol: dort findet man Sonderzeichen wie Ø oder auch mit Spezialschriften wie Webding, Wingdings besondere Textgrafiken (in Übung: Mailsymbol, Websymbol) - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten") -> dann Absatzformate -> dann Zeichenformate
also vom Groben ins Feine überarbeiten - Manuelle Sonderzeichen
manueller Zeilenumbruch (s. Aufzählungen: Umschalten + Return),
manueller Seitenwechsel (Strg + Return)
nicht im Seminar: bedingter Trennstrich (Strg + -), geschützte Trennstriche und Leerzeichen (jeweils mit Umschalten + Strg) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern - Tabulatoren (TabStopps)
Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt; Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
Anspassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Übungen: Arial, andere Schriftfarbe für "Überschrift 1", "Überschrift 2" - Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis) - Bilder (Menüband Einfügen - Grafik)
mit Hilfe von Zeilenumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen
Zahlenformat
Diagramme
Formel Tabellenbereich
WENN()
Aufzählung
Formatvorlage
Freitag 11.09.15
Freitag, 11.09.2015, 08.30 - 12.30 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
- Themenvorgaben: Outlook 2010 - Kontakte und Verteilerlisten, Terminverwaltung, Anlagen, Aufgaben
Hinweis: (Seminartag Vorwoche)
Ausführlichere Darstellung (ganzer Tag bis 15.30 Uhr) am Donnerstag der letzten Seminarwoche - Client-/Server Prinzip Dienst E-Mail
E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet) - Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit
gemeinsam nutzbaren Kontakten,
Terminkalender für Gruppen,
Abwesenheitsnotiz,
OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche) - E-Mail
Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc", bitte immer Betreff angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
Tipp: Suchordner - Ungelesene Nachrichten - Kalender
Termin angelegt und konfiguriert, Erinnerungen, Einladung für Termine per Assistent, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen;
Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Tipp: Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen..."; Hinweis auf Online-Kalender mit Endung ics; Kalender per Mail versendet - Kontakte
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien) - Aufgaben, Notizen, Journal
kleinere Nutzungen dargestellt - TN-Bescheinigungen, letzte Fragen
Adressbuch
Signatur
Exchange Konto
Regel
Suchordner
Kalender
Hinweis: alle Screenshots der Seminarreihe wurden als CD erstellt und an MA der Stadt WF übergeben und sollten Interessierten über die IT Stadt WF zur Verfügung gestellt werden können.
Vielen Dank für Ihr freundliches Feedback nach den Seminartagen.
Ihr Trainer Joe Brandes
