Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 04.09.2019 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Word 2010 - Formatvorlagen" statt. Bitte beachten Sie gerne auch die anderen Beiträge zum Thema Word/Office auf diesem Info-Portal.
In diesem praxisorientierten Seminar werden Ihnen Kenntnisse und Fertigkeiten über
die Anwendung der Formatvorlagen vermittelt, die Microsoft Word seinen Nutzern an-
bietet:
- Absatz- und Zeichen-Formatvorlagen
- Dokumentvorlagen erstellen und verwalten
- Designs - einheitliches Dokumentenstyling
- Textdokumente sauber gliedern
- Verzeichnisse: Inhalt, Abbildungen, Tabellen
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 04.09.19; 09.00 - 13.00 Uhr
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Mittwoch, 04.09.2019, 09.00 - 13.00 Uhr
Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Konfigurationen, Online-Resourcen und Tools...
...für die weiteren Arbeiten mit Word
Erstellung von Screenshots mit Windows 10 Bordmittel (Tastenkombi: Win + Druck ):
man erhält automatisch PNG-Dateien im Ordner Bilder\Bildschirmfotos (bzw. Pictures\Screenshots) des Win-Users
Und Bildschirmlupe mit Win + + bzw. Win + - ; Lupe deaktivieren mit Win + ESC
früher: Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
Einblenden der Dateierweiterungen (Dateiendungen) mittels Windows Explorer ( Win + E ) mit Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen). Bei älteren Windows bitte einfach über Optionen - Ordner- und Suchoptionen...
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abt13 - Personalentwicklung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis über das GITZ (siehe Bestellformular für Software und Skripte).
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Arbeitsoberfläche ab Word 2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Anm.: diesen kleinen Pfeil brauchen wir dann später z.B. für die komplette Liste mit allen Formatvorlagen!
Ein paar Tipps & Tricks vorweg...
Effektives Markieren
Wort (Doppelklick),
Zeile (links neben Zeile),
Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,
Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) bzw. mit Strg Anfang Dokument und Ende Dokument
Manuelle Markieren mit Tastatur mit Umschalten + Cursor
Vom "Groben ins Feine" arbeiten
erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
→ dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
→ dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)
also vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen!
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)
Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
Hinweis: 3. Symbol rechts daneben "Liste mit mehreren Ebenen" (Gruppierungen) vermeiden - später bei Formatvorlagen "Überschriften" nutzen!
Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (siehe Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Übung zu Formatvorlagen:
Standard: statt Calibri / 11pt / ändern auf Arial / 12pt und andere Abstände vor/nach dem Absatz
Überschrift 1 und 2: Arial, Schriftfarbe "Automatisch" oder eine der "Designfarben"; Farben bitte niemals manuell "anmischen"
Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung ("Liste mit mehreren Ebenen") und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen
Es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen/Kapitelnummern versehen!
Übungen: Eigene neue Formatvorlagen für Absätze und Zeichen erstellt.
Tipp für Kopieren von Texten aus Websites oder PDFs:
Entfernen von Formatierungen über die Zwischenablage → in einfachste Texteditoren (z.B. mit Editor - Notepad von Windows) einfügen → dann erst zu Word kopieren!
Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Hinweis: auf Aktualisierung der Feldfunktionen vor dem Drucken achten!
Feldfunktionen
Übungen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
- "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
- "SectionPages (Seitenanzahl pro Abschnitt - Feldkategorie: Nummerierung; wichtig für Seriendruck-Dokumente)
- "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
- "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
- "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3 (Anm.: nur eine kleine Auswahl)
Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm)
... erläutert und Übungen
Die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder auch AutoTexten für die Dokumente!
Neue "Leere Dokumente" basieren auf Dokumentvorlage "Leeres Dokument" / Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad ab Kombination Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Aktuelle Win10/Office 2016/Office 365: C:\Benutzer\UserName\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen (der neue Templates-Ordner!)
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung und Nutzung.
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen.
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
Bilder
... Menüband Einfügen - Grafik
mit Hilfe von Textumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen;
neuer Textumbruch: eng bei aktuellen Word-Varianten
Zeichnenelemente / Formen:
auch hier Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben
SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"
Beschriftungen:
Bildunterschriften per Kontextmenü hinzufügen und über Absatzformatvorlage Beschriftung auf eigene Formate anpassen.
Über Menüband Verweise lassen sich jetzt einfache Abbildungsverzeichnisse im Dokument einfügen.
Anm.: auch für Tabellen lassen sich Verzeichnisse erstellen.
Tipps zu Farbschema & Designs
Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tool wie www.paletton.com (früher: colorschemedesigner.com) oder Kuler von Adobe Photoshop
Die TU Braunschweig besitzt ein festes CI / CD (Corporate Identity / Corporate Design), welches alle zu nutzenden Farben sauber vordefiniert!
Farben
Z.B. Farben aus dem TU BS CD;
Farben landen im Templates-Unterordner - Document Themes - Theme Colors als XML-Dateien:C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors\TUBS.xml
Designentwurf
Schriftart, Schriftgrößen, Farben
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
Formatvorlage Standard
Designfarben
Formatvorlagen
Seitenumbruch oberhalb
Inhaltsverzeichnis
Dokumentvorlagen
Vielen Dank für Ihre Super-Feedbacks und Interessen an unseren Seminaren.
Ihr Trainer Joe Brandes
Diverse Themen:
Kopf-/Fußzeilen
aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt
weitere Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen
mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante
Tabulatoren (TabStopps)
Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt;
Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts