Office 2016
Am 03.07.2018 findet an der Bundesakademie für kulturelle Bildung e.V. Wolfenbüttel eine Zusatz-Veranstaltung zum Thema "Excel 2016" statt. An diesem Vormittag wollen wir Themen der Vorseminare komplettieren und Teilnehmerfragen klären.
Seminarthemen aus gemeinsamen Feedback:
- Serienbrief in Word und Excel
Anm.: TN-Wunsch aus dem ersten Termin der Vorseminare - Datum / Uhrzeit
Anm.: Darstellungs- und Formelprobleme, Kombination mit Logikfunktionen - WENN (), SVERWEIS () – Logik- und Verweisfunktionen
Anm.: als Rekapitulation
Das Seminar findet in Kooperation mit der VHS Wolfenbüttel statt.
Hier die Rahmendaten:
Ort: Bundesakademie Wolfenbüttel, Schlossplatz 13, WF, EDV-Seminarraum
Zeiten: Di, 03.07.2018; 08.30 - 12.30 Uhr
Ich wünsche viel Spaß und Erfolg und begleite - wie gewohnt - die Seminarinhalte ausführlich im folgenden Beitrag
Ihr Trainer Joe Brandes
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013, 2016 (Office 365)
Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
- Windows Bildschirmlupe: mit Win + "Plus/Minus", Lupe weglegen mit Win + ESC
- Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhytmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen
Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Bundesakademie Wolfenbüttel zum Thema "Excel 2016"
Dienstag, 03.07.2018; 08.30 - 12.30 Uhr
- Orientierung, Teilnehmerthemen
- Feldfunktionen (eine kurze Einführung/Vorbereitung auf Seriendruckfelder)
Vorgehen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
"Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
"NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
"FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
"StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
Anzeigen (und Bearbeiten) der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!) - Serienbrief in Word und Excel
technisch: Seriendruck-Dokumente mit Feldfunktionen zur Verbindung mit Datenquellen
also: Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen:
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Datenquellen (Steuerdateien):
Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
Praxis mit Excel-Tabelle:
Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter sauber und wiedererkennbar benennen
für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung:
Feldfunktionen Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
Formatierungsoptionen
sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
- Formatschalter (\*)
- Schalter für numerisches Format (\#)
- Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@) - Datum / Uhrzeit
Problem: Datum-/Uhrzeitzellen sind speziell formatierte Zahlenzellen und bei Uhrzeiten kann es keine negativen Zahlenwerte als Uhrzeitformat geben!
Große Übung "Stundenzettel"
Anm.: negative Zellen (Zahlen kleiner 0) lassen sich nicht in Uhrzeit-Format darstellen -> Einsatz von WENN-Funktion
Effizientes Arbeiten mit Uhrzeiten und Formaten für eine Stundenzettel / Arbeitszeiten
Formatierungen mittels [h]:mm (für Zeiten jenseits 24h), JJJJ-MM-TT (Datum nach DIN: 2016-09-13)
Rechnungen/Formeln: beachten der 24tel eines Tages: (Beispiel)=WENN(B6>6/24 ; B6-1/48 ; B6)
Erklärung: in B6 steht eine Arbeitszeit (z.B. 07:00 Stunden); falls/wenn diese größer ist als 6:00 Stunden (6/24 Tag!) dann eine halbe Stunde (1/48 Tag) abziehen, sonst die Arbeitszeit selbst übernehmen - Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren,
Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
hier: Guthaben oder Negativstunden entsprechend "Grün" oder "Rot" hervorheben - DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link) - WENN(), SVERWEIS()
Wiederholungen und Praxisbeispiel
heutige Übung: siehe "Stundenzettel" für die WENN()-Funktion und "Leihwagen - Kosten berechnen" - TN-Fragen, Feedback
Steuerdatei (Liste)
Feldfunktionen
Felder abgleichen
Datensätze bearbeiten
Übung: Stundenzettel
Übung: Mietwagen
Ihr Trainer Joe Brandes