Office 2010
Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 26.06.2018 ein Seminar zum Thema "Word - Tipps und Tricks" statt.
Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Word aus dem Hause Microsoft:
- Tastenkombinationen (Word beschleunigen)
- Formatvorlagen (Dokumente, Absätze, Zeichen)
- Autotexte (Schnellbausteine)
- Feldfunktionen (Datum, Dokumentname, Nummerierung)
- Inhaltssteuerelemente (ISE – einfache Wordformulare)
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:
Ort: Ostfalia - Suderburg, Raum B48, Gebäude B, Herbert-Meyer-Str. 7, 29556 Suderburg
Zeit: Dienstag, 26.06.2018; 10.00 - 17.00 Uhr
Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes
Dienstag, 26.06.2018, 10.00 - 17.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen Kopf-/Fußzeilen, Rechnen mit Feldfunktionen,
Zeiten/Pausenregelungen - Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
Windows Bildschirmlupe mit Win + "Plus/Minus", Lupe weglegen mit Win + ESC
Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - aktuell: D. Schwarzer (Dez. 1) - Arbeitsoberfläche ab Word 2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Word 2010
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribbons, Lineale, Zoom
Tipps: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 12 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
Hinweis: Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen);
Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,
Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) bzw. mit Strg Anfang Dokument und Ende Dokument
Manuelle Markieren mit Tastatur mit Umschalten + Cursor - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
→ dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
→ dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)
also vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen!
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
Hinweis: 3. Symbol rechts daneben "Liste mit mehreren Ebenen" (Gruppierungen) vermeiden - später bei Formatvorlagen "Überschriften" nutzen! - Absatz- und Zeichenformatvorlagen
Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (siehe Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Übung zu Formatvorlagen:
Standard: statt Calibri / 11pt / ändern auf Arial / 12pt und andere Abstände vor/nach dem Absatz
Überschrift 1 und 2: Arial, Schriftfarbe "Automatisch"
Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung ("Liste mit mehreren Ebenen") und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen/Kapitelnummern versehen!
Übungen: Eigene neue Formatvorlagen für Absätze und Zeichen erstellt.
Tipp für Kopieren von Texten aus Websites oder PDFs:
Entfernen von Formatierungen über die Zwischenablage → in einfachste Texteditoren (z.B. mit Editor - Notepad von Windows) einfügen → dann zu Word kopieren! - Verweise (Menüband)
für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
Hinweis: auf Aktualisierung der Feldfunktionen vor dem Drucken achten! - Kopf-/Fußzeilen
aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt
weitere Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen
mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante - Tabulatoren (TabStopps)
Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt;
Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts - Feldfunktionen
Übungen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
"Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
"NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
"FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
"StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3 (Anm.: nur eine kleine Auswahl) - Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder auch AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Dokumentvorlage "Leeres Dokument" / Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010:C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung und Nutzung
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren - AutoTexte (Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
die klassischen Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3,
Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3);
Tipp: Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen (siehe später auch ISE Bausteinkatalog)
in Menüband finden: Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText - Formular Platzhalter (Steuerelemente - ISE)
Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
Bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband (bzw. Multifunktionsleiste) „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)! - Inhaltssteuerelemente - die neuen "einfachen" Formulare (ISE)
Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumenten und Dokumentenvorlagen
Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten (*.docx, *.dotx) sauber verarbeiten und speichern!
Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten - Letzte TN-Fragen, Feedbackbögen
Absatzformatvorlage
Überschriften gliedern
Inhaltsverzeichnisse
Dokumentvorlagen
Schnellbausteine
Schnellbaustein
Vielen Dank für die überaus positiven Feedbackbögen und Ihr Interesse an weiteren Seminaren.
Ihr Trainer Joe Brandes