Office 2016
Ab dem 28.05.2018 findet an der Bundesakademie für kulturelle Bildung e.V. Wolfenbüttel eine Veranstaltungsreihe zum Thema "Excel 2016" statt. In zwei Tagesseminaren mit Excel-Schwerpunkten werden wir in praxisorientierten Seminaren die Techniken des aktuellen Excel / Office 2016 kennen lernen.
Das Seminar findet in Kooperation mit der VHS Wolfenbüttel statt.
Hier die Rahmendaten:
Ort: Bundesakademie Wolfenbüttel, Schlossplatz 13, WF, EDV-Seminarraum
Zeiten: Mo, 28.05. und Mo, 04.06.2018
Ich wünsche viel Spaß und Erfolg und begleite - wie gewohnt - die Seminarinhalte ausführlich im folgenden Beitrag
Ihr Trainer Joe Brandes
Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen
- Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt - Office Versionen
klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013, 2016 (Office 365)
Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link) - Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
- Windows Bildschirmlupe: mit Win + "Plus/Minus", Lupe weglegen mit Win + ESC
- Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhytmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen
Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Bundesakademie Wolfenbüttel zum Thema "Excel 2016"
Hier eine Kurzübersicht zu den Schwerpunkten der folgenden Woche. Bitte blättern Sie gerne auch durch die anderen Seminartage und lesen die dortigen Infos nach.
- Tag 1 - Mo. 28.05.2018 - Excel 2016
- Tag 2 - Mo. 04.06.2018 - Excel 2016
Montag, 28.05.18, 08.30 - 15.30 Uhr
(und Montag, 04.06.18, 08.30 - 15.30 Uhr)
- Orientierungsphase, Excel 2016
TN-Themen aus Tag 1:
Formelanalyse (erl. - siehe Menüband Formeln),
Seriendruck mit Excel und Word (Koordination: ein Extratermin mit weiteren gesammelten Themen)
WENN-Funktion mit Bedingung(en) (erl. - kleine Übung mit Funktion UND() in WENN()-Funktion verschachtelt)
Daten zwischen Excel und Word austauschen → OLE - Object Linking and Embedding (erl. s.u.)
TN-Themen aus Tag 2:
Anm. die Übungen/Themen aus Tag 2 wurden in diesen Beitrag integriert/erweitert!
Auswertungen / Berichte mit Excel (→ Datenbankfunktionen, Pivot)
Es wird durch die BA ein Seminartag (ggf. Vormittag mit Themen organisiert - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!) - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 10: Menüband Ansicht - Gruppe Aktuelle Ansicht - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen)
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Datum und Uhrzeit (Spezial): Datum/Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen;
keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe) - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste - neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü) - Zellen markieren
Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten - Format übertragen
über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe - DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link) - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:=SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter bzw. Kontrollkästchen in Ribbon Tabellentools
abellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
Tipp (auch allgemein): Formate entferen mit "Radiergummi" - Übungen zu "moderner Variante Kassenbuch"
Tabellenarbeitsblätter kopieren mit Maus (plus Strg-Taste) oder über Kontext-Menü Rechte Maus)
Kassenbuch über mehrere Monate (Formeln über Tabellenblätter hinweg ='Kassenbuch Oktober'!F3) hinweg
Wichtig: nach der Eingabe und Komplettierung der Formel (siehe Bearbeitungszeile - neben fx) nicht mehr mit der Maus auf die Ursprungstabelle zurück, sondern wie üblich die Formel sauber mit Return abschließen!
nutzen der Technik "Als Tabelle formatieren..." - Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!) - TEILERGEBNIS-Funktion
mit dieser besonderen "Funktionssammlung" lässt sich eine gefilterte Tabelle jetzt sofort auswerten:=TEILERGEBNIS( 9 ; BestellungenSep[Bestellungen] )
hier definiert die "9" die Funktionalität "Summe erstellen", alternativ: 1 für Mittelwert, ... (siehe Hilfe zur Funktion TEILERGEBNIS) - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern:
Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (→ 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
Übung (Nachfrage TN): mit UND() die Bedingung verschachtelt! - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS() - Tabellenblätter "absichern" (Blattschutz)
1) Zellen formatieren - Register Schutz: Haken raus bei Zellen, die veränderbar bleiben sollen
2) Menüband Überprüfen - Gruppe Änderungen - Blatt schützen bzw. Blattschutz aufheben
Empfehlung: keinen Passwortschutz nutzen oder bitte gut dokumentieren!
Zusammenfassung des Prinzips: alle Zellen identifizieren, die noch nutzbar sein sollen und dann gemäß 1) - 2) verfahren. - Farben (Farbschemen in Office 2016)
Empfehlung: Nutzen von Designfarben statt individueller Farben oder den sogenannten "Standardfarben"
Grund: Farbschemen lassen sich mit
Excel 2016: Menüband Seitenlayout - Gruppe Design - Schaltfläche Farben
Word 2016: Menüband Entwurf - Gruppe Dokumentformatierung - Schaltfläche Farben
allgemein austauschen und anpassen.
Anhand der Akzente-Farben wurde die automatischen Umfärbungen von Tabellen und Hintergründen mit Farbschemawechsel gezeigt. - OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung;
Bei der Nutzung von Netzwerklaufwerken für die Dateien funktionieren die automatischen Aktualisierungen mit den verknüpften Opjekten häufig nicht:
dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren - Letzte TN-Fragen
Anm.: Bescheinigungen zum 28.05.18 am zweiten Tag (04.06.) an BA übergeben.
Erste Tests - DATEDIF()
Erste Funktionen
Hilfe
Diagramme
Als Tabelle formatieren
OLE
Montag, 04.06.18, 08.30 - 15.30 Uhr
- Orientierungsphase, Rekapitulationen,
TN-Themen/Fragen: Auswertungen / Berichte mit Excel (→ Datenbankfunktionen, Pivot) - Themen des Seminartages werden in den ersten Seminartag 28.05.2018 integriert
- TN-Bescheinigungen folgen via VHS WF
Sehr große Tabellen
Benutzerdef. Listen
Designfarben
WENN()-Funktion
TEILERGEBNIS()
SVERWEIS() - Hilfe
Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback und Interesse an weiteren Seminarthemen.
Ihr Trainer Joe Brandes