Am 05. Februar 2018 führen wir für die Graduiertenakademie der TU Braunschweig einen Aufbaukurs für die Tabellenkalkulation Excel durch.
Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:
- Arbeit mit erweiterten Formeln und Funktionen
- große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
- Serienbrief in WORD mit Daten aus EXCEL-Mappen
- Verschachtelte Funktionen
- Arbeitsmappenverwaltung (Vorlagen)
- Format-, Tabellen- und Diagramm-Vorlagen
- Datenbankfunktionen
- Datenanalyse mit Pivot-Tabellen
- Teilnehmerthemen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mo., 05.02.18; 09.00 - 16.00 Uhr
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Montag, 05.02.2018, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen
Zeiten/Pausenregelungen
Anm.: auf Anregung aus TN-Kreisen GradTUBS wird als Verbesserung manchmal eine Vorbereitung der Inhalte gewünscht. Dem komme ich mit den hier vorbereiteten inhaltlichen Themen für den heutigen Seminartag nach.
Downloads (Anm.: temporär!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!) - Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
*.xlsm - Arbeitsmappen mit Makros
*.xltx - Arbeitsmappen-Vorlagen
*.xltm - Vorlagen inklusive Makros
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
Windows 8.1 / 10 - Explorer - Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen) - Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Graduiertenakademie
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur;
mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
mit Umschalten-Taste und Cursor wird markiert; Lässt sich kombinieren für effizientes Markieren großer Tabellenbereiche
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen (alt in xls: 256 x 65.536)
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Zellen markieren
Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren"
Tipp: bei Zahlen Startwert und Schrittweite dann 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1-zu-1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - neue Spalten/Zeilen/Zellen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL, ANZAHL2, HEUTE()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 werden automatische $ vergeben für Spalten und/oder Zeilen
Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel:=B$1 * $A2) - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
effektive neue Diagrammvorlagen möglich (Übungen hierzu);
Standardordner Templates:C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
erste einfache Anpassungen mit Hilfe von Layout und Formatvorlagen
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln" - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern:
Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )
oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS() - Übung "Kassenbuch"
die klassische Aufbereitung von Daten im oberen Bereich einer Tabelle
Problem: Summen-Zellbereiche werden nicht automatisch erweitert, wenn neue Zeilen (Werte) unten angefügt werden
Beachten: Excel gibt Hinweis (grünes Dreieck an Formelzellen / Summen), dass angrenzende Zellen aufgenommen werden könnten
Trick: zusätzliche leere (farbig hervorgehobene) Zeile mit in Zellbereiche aufnehmen lassen und neue Zeilen mit Hilfe von Einfügen erzeugen; dadurch werden die neuen Zellen in die Zellbereiche "reingeschnitten" und die Zellbereiche für die Summen erweitert
Nachteil: geht so nicht automatisch! - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen;
unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen;
außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:=SUMME(KassenbuchSep[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln;
eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr"), damit sich eine stetige Reihenfolge bewusst erzeugen lassen kann;
Anm.: bei Filterung (z.B. nur Werte = Pfand) reagieren die Standardsummen nicht -> wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s. morgen DBSUMME) - Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!) - Übungen zu "moderner Variante Kassenbuch"
Tabellenarbeitsblätter kopieren mit Maus (plus Strg-Taste) oder über Kontext-Menü Rechte Maus)
Kassenbuch über mehrere Monate (Formeln über Tabellenblätter hinweg ='Kassenbuch Oktober'!F3) hinweg
Wichtig: nach der Eingabe und Komplettierung der Formel (siehe Bearbeitungszeile - neben fx) nicht mehr mit der Maus auf die Ursprungstabelle zurück, sondern wie üblich die Formel sauber mit Return abschließen!
nutzen der Technik "Als Tabelle formatieren..." - Format übertragen
über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten - Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren,
Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate... - Große Übung "Stundenzettel" (im Seminar nur "kurz angerissen")
Anm.: negative Zellen (Zahlen kleiner 0) lassen sich nicht in Uhrzeit-Format darstellen -> Einsatz von WENN-Funktion
Effizientes Arbeiten mit Uhrzeiten und Formaten für eine Stundenzettel / Arbeitszeiten
Formatierungen mittels [h]:mm (für Zeiten jenseits 24h), JJJJ-MM-TT (Datum nach DIN: 2016-09-13)
Rechnungen/Formeln: beachten der 24tel eines Tages: (Beispiel)=WENN(B6>6/24 ; B6-1/48 ; B6)
Erklärung: in B6 steht eine Arbeitszeit (z.B. 07:00 Stunden); falls/wenn diese größer ist als 6:00 Stunden (6/24 Tag!) dann eine halbe Stunde (1/48 Tag) abziehen, sonst die Arbeitszeit selbst übernehmen - DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link) - DB-Funktionen
DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien (Queries)
Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ... - Pivot-Tabellen
mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
(Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)
mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen
Berechnete Felder: Gruppe Berechnungen - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld... erstellen
Beispiel: aus zwei Auswertungsspalten "Summe Gehalt" und "Summe Zulagen" wird "neues Feld" mit "= Gehalt + Zulagen"
Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:=PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")
Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
Übung: Diagramme aus Pivot-Daten; Tipp: Ausblenden mit Menüband - Analyse - Feldschaltflächen - TN-Feedbackbögen, TN-Bescheinigungen, letzte TN-Fragen
Als Tabelle formatieren
WENN()
Relativ vs. Absolut
Teilergebnis()
Datenbankfunktionen
Pivot-Table
Vielen Dank für die Super-Feedbackbögen! Anmerkungen zur inhaltlichen und zeitlichen Optimierung werden wir weiter einarbeiten und berücksichtigen.
Ihr Trainer Joe Brandes
Zusatzinfos zum Seminarkontext bzw. Ausschreibungen zu Excel-Seminarthemen:
- Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen" - OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung;
im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen mit den verknüpften Opjekten nicht:
dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren - Seriendruck (Anm.: wurde heute nicht behandelt - hier inhaltliche Darstellung)
Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen:
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Datenquellen (Steuerdateien):
Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
Praxis mit Excel-Tabelle:
Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter benennen
für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich); Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung Feldfunktionen für Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
Formatierungsoptionen
sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
- Formatschalter (\*)
- Schalter für numerisches Format (\#)
- Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)
