Im Rahmen der Personalweiterbildung der TU Braunschweig findet am 07.04.2017 ein Workshop-Seminar zum Thema "MS Office - Word, Excel, Outlook" statt.
In diesem Workshop können Sie praxisrelevante Techniken trainieren und sich Tipps und Kniffe aneignen:
- Ihre Themen und Fragen zu MS Word:
Dokumentenvorlagen professionell nutzen, Verweise, Inhaltsverzeichnisse, Formulare mit Inhaltssteuer-Elementen - Ihre Themen und Fragen zu MS Excel
- Ihre Themen und Fragen zu MS Outlook
Hier die Rahmendaten unseres Seminars:
Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65, Raum 65.3 (001)
Zeiten: Donnerstag, 07.04.2017; 09.00 - 13.00 Uhr
Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit den Inhalten begleiten...
Ihr Trainer Joe Brandes
Freitag, 07.04.2017, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen bzw. Themen für das Seminar genauer mit TN abgestimmt:
hier in Zusammenstellung der Themen für den "guten halben Tag" auch teilweise mit Zusatzinfos!
Schauen Sie gerne auch in andere Seminarbeiträge auf diesem Portal mit den Themen Word, Excel, Outlook und Co - Herdt Skripte über RRZN Hannover (Link)
- Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig - Excel-Übungen
Erstellung einfacher tabellarischer Konstruktion - hier: Tabellenblatt "Kunden" mit Infos zu KundenID, Vorname, Nachname, PLZ, Ort, Anschrift und Geburtstag als beispielhafte Datenquelle für einen Seriendruck mit Word - Word 2010
Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
Tipps im "Voraus/siehe Aufbauseminar": Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm - Effektives Markieren
Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) - Nummerierungen / Aufzählungen
Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
Anm. zu Return-Nutzungen:
Return - Neuer Absatz
Umschalten + Return - Neue Zeile
Strg + Return - Neue Seite - Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
Pfad auf Win7/Office 2010:C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise im Explorer versteckt
Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu müssen die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen -> Eigenschaften (Link Rechts) - Erweiterte Eigenschaften - Register - Vom "Groben ins Feine" arbeiten
bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten")
-> dann Absatzformate
-> dann Zeichenformate
also vom Groben ins Feine überarbeiten
Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link) - Seriendruck
Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle
(siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
Anm.: das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen:
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Datenquellen (Steuerdateien):
Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
Praxis mit Excel-Tabelle:
Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter benennen
für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
Beispiele für Seitennummerierungen bzw. Empfehlung Feldfunktionen für Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
Formatierungsoptionen
sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
- Formatschalter (\*)
- Schalter für numerisches Format (\#)
- Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@) - Client-/Server Prinzip für Service E-Mail
E-Mail-Client: Outlook (Software auf PC) / E-Mail-Server: Software auf Server (im Internet)
Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server) mit gemeinsam nutzbaren Kontakten, Terminkalender für Gruppen, Abwesenheitsnotiz, OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche) - Groupware Server TU BS: CommuniGate-Pro-Server(Link Hersteller)
Login in das Web-Frontend der Groupware für die TU BS (Link)
Ausführliche technische Anleitung zu Outlook 2010 (Link) - hier finden Sie auch die Feinheiten zum Einstellen von Abwesenheitsnotizen oder Regeln/Filtern, Gruppenkalender, Gruppenkontakte mit der Groupware - Outlook.pst (Lokale Struktur)
die Outlook Datendatei - Windows 7 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien, Archivierung manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst), Komprimieren großer Datendateien möglich mit eigener Outlook-Komprimierung, bei Exchange zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Administratoren - E-Mail mit Outlook
Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy) Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"), Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy - Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen), Betreff: bitte immer angeben, Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren, eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte); Suchordner (Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen) - Kontakte mit Outlook
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen), Empfehlung: eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien) - Tipp: AutoTexte (klassisch: Textbausteine - nicht im Seminar behandelt!)
gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm vs. NormalEmail.dotm),
Erstellen von Bausteinen: gewünschten Text schreiben und formatieren, markieren, Tastenkombination Alt + F3, Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden der Programme bedenken
Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen F3
siehe auch ohne Tastenkombinationen: Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte ... - Optionen Outlook
siehe Menüband Datei - Optionen:
Beispiele: Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen;
hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ... - Letzte TN-Fragen, Feedbackbögen
Datenquelle verbinden
Office Vorlagen
Suchordner
Vielen Dank für die überaus positiven Feedbackbögen...
Ihr Trainer Joe Brandes