ACCESS
In unserem Kurz-Seminar zum Thema Access wollen wir dessen Fähigkeiten und Einsatzmöglichkeiten in der Büroumgebung kennenlernen.
- Welche Vorteile bieten die Tabellen von Access im Gegensatz zu Excel-Tabellen?
- Wie erstelle ich einfache und funktionale Abfragen, Formulare und Berichte?
- Wir werden uns die Antworten an Hand praktischer Übungen erarbeiten.
Hier die Rahmendaten unseres Seminars:
Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65, Raum 65.3 (001)
Zeiten: Donnerstag, 06.04.2017; 09.00 - 16.00 Uhr
Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit den Inhalten begleiten...
Ihr Trainer Joe Brandes
Hier die Aussschreibung:
Wir werden uns in der gebotenen Kürze mit dem Entwurf und der Planung von
Datenbanken und deren Tabellen beschäftigen.
Dieses Einführungsseminar ist für alle gedacht, die sich in die Verwaltung von
Datenbeständen in ein modernes Datenverwaltungsprogramm einarbeiten möchten
In diesem Kurs werden folgende Schwerpunkte vermittelt:
- Grundlagen relationaler Datenbanken
- Einführung in die Datenbanktechnik von MS Access
- Grundbegriffe: Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht, Makro, Modul, Objekt
- Anlegen einer Datenbank
- Pflege einer Datenbank
- Suchen nach Daten (Werte suchen, Erstellen von Filtern)
- Abfragen - Daten gezielt filtern
Donnerstag, 06.04.2017, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen bzw. Themen für das Seminar
- Herdt Skripte über RRZN Hannover (Link)
- Access
Dateibasiertes relationales Datenbank Management System (RDBMS) im Unterschied zu Client/Server-Systemen wie MySQL; Relationen = Beziehungen (Referenzen) zwischen Tabellen
Vorteil: sehr gute und effiziente Integration in das Microsoft Office
Nachteil: Probleme bei großen Systemen und als Mehrbenutzersystem
seit Versionen 2007 mit den neuen Multifunktionsleisten / Menübändern (Ribbons - Bändern) - bitte auf die Titel der Ribbons und die angeordneten Gruppierungen achten
Hilfe im Programm aufrufen mittels Funktionstaste F1 - Access Datenbank-Objekte:
Tabellen (enthalten die Datensätze),
Abfragen (Standardtyp: Auswahlabfrage - ansonsten Aktualisierungs-, Lösch- oder Anfügeabfragen),
Formulare (Monitoransichten zur Eingabe/Anzeige von Daten),
Berichte (Ausgabe von "Reports" - Access vs. Excel
Access der Profi für Datensätze (Records) - Ecxel der "Tabellenkalkulator"
Tipp/Übung: Importieren von Excel-Tabellenblattinfos in eine Access-Tabelle - Ribbon Externe Daten - Gruppe Importieren - Excel - Manueller Tabellenentwurf
Feldnamen, Felddatentypen (Text, Memo, Zahl, AutoWert, Datum/Uhrzeit), Feldbeschreibungen, Feldeigenschaften
speziell: Primärschlüssel (Primary Key - PK) - absolut eindeutiger Schlüssel - hieran lassen sich die Datensätze eindeutig unterscheiden! - Datentypen
Text, Memo, Zahl, Währung, Datum/Uhrzeit, Ja/Nein
jeweilige Eigenschaften, Standardwerte
Tipp: in Datenblattansicht Standardwert mittels AltGr + Leertaste - Gültigkeitsregel (Validierung)
Tabellenkonfiguration mit der man die möglichen Eingaben in einem Datenfeld validieren (überprüfen) lassen kann; dann kann auch - bei Verletzung - eine Gültigkeitsmeldung ausgegeben werden; unser Beispiel: die Jahreszahlen für das Feld year in Tabelle title sollcn größer als 1990 sein (Gültigkeitsregel: >1990) - Abfragen (hier auch: Bedingungen/Kriterien)
bei Texten z.B.Wie "EDV*"(alles was mit EDV anfängt und irgendwie weiter geht)
bei Zahlen z.B. einfach die Zahlen nennen oder Vergleiche mit <>=
Kriterien, die auf einer Zeile stehen sind mit UND verknüpft (müssen gleichzeitig erfüllt sein)
Kriterien, die auf unterschiedlichen Zeilen stehen, sind mit ODER verknüpft
Tipp: alle Felder in Entwurfsansicht übernehmen mittels Doppelklick auf Fenstertitelzeile und dann per Drag & Drop in Feldzeile ziehen
Wichtig: bei mehreren Tabellen müssen Beziehungen zwischen Tabellen (z.B. mit Hilfe LieferantenNr) gebildet werden, damit man nicht vielfache Ergebnissätze erhält - Formulare / Berichte
einfache Formulare und Berichte auf Knopfdruck
Bearbeitungs-Ansichten: Layout- und Entwurfsansichten
Tipp: nutzen des Formular-Assistenten bei Auswahl mehrerer Tabellen liefert automatisch kombinierte Formulare (Haupt- und Unterformular) - Datenbanken planen und konzipieren
Normalformen nach Beispiel Bücher-Datenbank von M. Kofler
Erstellung von sogenannten Normalformen ergibt dann Relationen zwischen Tabellen,
Hier: am Ende 4 Tabellen mit Verbindungen/Relationen - Beziehungen
Festes Einstellen der Relationen zwischen den Tabellen der Datenbank
hier: Referentielle Integrität (1 - ∞) verhindert Datensätze mit nicht passenden Einträgen - Beispiel: keine LieferantenNr 6 in Tabelle Artikel mehr möglich, da diese noch nicht als LieferantenNr in Tabelle Lieferanten vorliegt!
Über die Referentielle Integrität lassen sich bei Bedarf/Wunsch dann auch Aktualisierungen und Löschungen an die Detaildatensätze weitergeben (Vorsicht!) - Nachschlagen mittels Listenfeld
in der rein-Zahlen-Tabelle rel_title_author wurden in der Entwurfsansicht über "Nachschlagen" ein Listenfeld mit "SELECT" zu den entsprechenden beiden Feldern aus Tabellen title und author erstellt, damit in der Relationstabelle erkennbare Buchtitel und Autoren anklickbar sind - Beispiel-Datenbanken
über neue DatenBanken lassen sich über Office-Online Portale beispielhafte Datenbanken "installieren" und analysieren (Selbstlernstudium) - Vertrauensstellungscenter
Einstellungen für die "Aktivierung" von aktiven Inhalten (Makros) konfigurieren über die Excel-Optionen
Einstellungen für Makros und Möglichkeit für "Vertrauenswürdige Speicherorte" (keine Aktivierungen mehr nötig!) - Formulare
Startformular beim Öffnen der DB über Excel-Optionen - Aktuelle Datenbank einstellbar
Standardtypen: einspaltig, tabellarisch, Datenblatt, Blöcke
manuelle Erstellung in Entwurfsansicht, Formularbereiche (Kopf, Fuß, Detailbereich), Datensatzmarkierer und Navigationen ein-/ausschalten, - Textfeld vs. Bezeichnungsfeld
die Textfelder sind (trotz ihres Namens) keine reinen Texte, sondern dynamisch (mittels Steuerelementinhalten) gefüllte Platzhalter, während Bezeichnungsfelder einfache "Beschriftungen/Texte" darstellen
Beispiel Textfeld - Steuerelementinhalt = Datum() ; erzeugt aktuelles Datum - Kombinationsfeld
im Entwurfsmodus wählbarer Steuerelementtyp; wird mit Assistenenten für Konfiguration des Kombinationsfelds genutzt - Makro-Generator
als Ereignis für Steuerelemente (z.B. bei Doppelklick) bzw. bei Schaltflächen (Buttons) lassen sich über den eingebauten Makro-Generator einfache automatische Abläufe der DB steuern - Übersichten
mit Hilfe des Übersichts-Manager (siehe Ribbon Datenbanktools) lassen sich "Spezialformulare / Übersichten" kreiren, mit denen man dann eine Benutzersteuerung umsetzen kann - Berichte
einfache Automatik-Berichte, Berichts-Assistent, Gruppierungen in Berichten - Datenbankvorlagen
über Datei Neu - Vorlage lassen sich fertige DBs inklusive Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten erzeugen - TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen (TN-Tenor: "hätte mehr Zeit sein dürfen"), letzte TN-Fragen
Tabellen - Dateneingabe
Tabellenrelationen
Beziehungen
Nachschlageliste
Abfrage
Formular - Entwurf
Ihr Trainer Joe Brandes