• Office 2010

Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 26.10.2016 ein Seminar zum Thema "Excel" statt.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:

• Aufbereiten von Zahlen, Texten und Formeln
• Erstellen von eigenen Formeln
• Eingebaute Funktionen, Funktionen kombinieren
• Diagramme und Zeichenobjekte
• Daten konsolidieren (sortieren, filtern, gruppieren)
• Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:

Ort: Ostfalia - Wolfenbüttel, Rechenzentrum, Poolraum P5
Zeit: Mittwoch, 26.10.16; 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 26.10.2016, 09.00 - 16.00 Uhr

• Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen
• Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
  Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
  Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
  Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - C. Derlien
• Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
  neues Design mit Ribbons ("Bändern")
  unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
  Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)
• Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
  Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
  Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
  Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
  Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
• Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
  Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
  Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
  Eingaben sauber mit Return beenden
• Zellen in Spalten und Zeilen
  Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
  Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
  in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
  schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
• neue Spalten/Zeilen
  Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
  bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
  Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)
• Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
  von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
  Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
  Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
  eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen
• Eingabetricks:
  Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
  so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
  manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
  neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
  Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
• Drag & Drop
  Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
  mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
• Zellformate
  Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
• Benutzerdefinierte Zahlenformate
  am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
  alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
  einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
• Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
  Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
  effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten
  Standardordner Templates: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 
  Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
  Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln"
• Zellbezüge (relativ und absolut)
  relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
  absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
  Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz
• Funktionen
  am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
  MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
  Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
• Als Tabelle formatieren...
  neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
  Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
  Tipp (auch allgemein): Formate entferen mit "Radiergummi"
• Sortieren und Filtern
  nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
  Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)
• WENN-Funktion
  Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
  Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
  Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
  Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
• Große Tabellen (s.a. Ausdruck gestalten)
  Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
  Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
• Ausdruck gestalten (Allgemeines)
  Vorarbeit: in der Schnellzugriffsleite (links oben) die Standardschaltfläche für "Seitenansicht und Drucken" bereitstellen
  So kommt man noch schneller in Menüband Datei - Drucken
  Grundkonfigurationen der Druckzentrale (z.B. Ausrichtung: Hochformat - Querfomat) direkt auswählbar
  Alternativ: Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"
  Generell: komplettes Dialogfenster (klassisch) "Seite einrichten" in der Druckzentrale über gleichnamigen Link oder eben das Menüband Seitenlayout - Datei einrichten über den kleinen Pfeil der gleichnamigen Gruppe
  Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
  Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
• letzte TN-Fragen, Feedbackbögen

• Diagramme
• Eigene Formate
• Als Tabelle formatieren...

Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback in Wort und Schrift und Ihr Interesse an weiterführenden Seminaren zum Thema Excel (s.a. unten).
Viel Spaß weiter mit Excel wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes

[Nachtrag: Frage zu "Pivot" - aus Zeitgründen heute nicht behandelt - hier mal beispielhafte Anmerkungen aus anderem Seminar auf diesem Portal als "Roter Faden" ohne natürlich die Seminarpraxis]

• DB-Funktionen
  DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien(Queries)
  Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
  Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
  DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...
• Pivot-Tabellen
  mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
  Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
  Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
  Wichtig: Pivot-Technik aktualisiert nicht selbstständig!
  Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
  Hinzweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Ribbon Optionen der PivotTable-Tools
  mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
  Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Firmenname" mit Feld "Ort" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
  Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Berechnungen und nicht als Zellbezüge (z.B. H19) übernommen, damit sie immer passen - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
  =PIVOTDATENZUORDNEN("Summen" ; "$A$3 ; "Firmenname" ; "Klemm-Schließanlagen")
  Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
  Einfache und schnelle Diagramme (Übung: Tortendiagramm) aus den Pivot-Zusammenfassungen