Microsoft Excel
Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet ab 23.02.2015 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Excel - Aufbau - Seminar" statt.
Alle an der Tabellenkalkulation Excel interessierten Nutzer lernen in diesem praxisorientierten Seminar weitergehende Techniken und den verbesserten Umgang mit der aktuellen Excel-Version kennen. Stichworte der Übungen sind:
- Große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
- Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen
- Funktionen mit erweiterten Fähigkeiten
- „Unbekannte“ Funktionen
- Formeln mit Bedingungen und Verzweigungen
- Daten analysieren, konsolidieren, filtern
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mo, 23.02.15 - Di, 24.02.15; jeweils 09.00 - 16.00 Uhr
Wir werden das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Montag, 23.02.2015, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Themenwünsche: WENN(), Pivot - Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen - Hilfe
über Funktionsassistent "fx" in Bearbeitungszeile Hilfe für Zellen mit Formeln und Funktionen nachrecherchieren
Hilfe lässt sich sonst auch über Symbol (oben rechts) bzw. Funktionstaste F1 aufrufen - Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
Anm.: Anleitung bezieht sich auf Windows XP, bei Windows 7 siehe Organisieren - Ordner- und Suchoptionen
Tabellenblattnahmen umbenennen - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden
Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...) mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / * - Zellen in Spalten und Zeilen
Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen
schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden - Automatisches Ausfüllen (Benutzerdefinierte Listen)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen - Eingabetrick:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), MITTELWERT() - DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen; siehe Beilage bei den TN-Unterlagen
Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differnz" führt z.B. zur Website - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter - Datum- / Uhrzeit (Formate und Formeln/Funktionen)
mittels [h]:mm werden auch Ausgaben jenseits der 24:00 Raster ausgewiesen
keine negativen Zellen als Uhrzeitformate möglich
Funktionen: HEUTE(), TAG(), STUNDE(), MINUTE()
Übung: errechnen der Minute zu "4-tägiger" Stundensumme - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - SVERWEIS Funktion
verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle!$A$2:$E6 ; 2 )
Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
Vertiefungsübung: Mietwagenabrechnung mit Nutzung der Spalten 2 bis 4 für Übernahmen in Formeln - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi"; es lassen sich eigene Tabellenformatvorlagen erstellen - Sortieren und Filtern
nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder eine fortlaufende ID-Spalte - OLE (kurze Darstellung durch Trainer - Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Out)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren
rel. vs. abs. Bezüge
WENN()
Als Tabelle formatieren...
Dienstag, 24.02.2015, 09.00 - 16.00 Uhr
- Rekapitulation, Nachfragen Teilnehmer; Thema: Gruppieren
- Große Tabellen
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
Ansicht Seitenumbruch (Ribbon Ansicht oder Symbole unten rechts in Statuszeile) - Ändern der Umbrüche (Zeilen) per Maus; Hinweis: bei ein paar Seiten gute und schnelle Technik - bei vielen Seiten kein gutes "Werkzeug" (das geht dann eingentlich in Richtung Berichte von Datenbanken)
Manuelles Festlegen der Druckbereiche mittels Ribbon Seitenlayout; Schnelle Ausdrucksoptimierung druch Hoch-/Querformat wechseln
PDF generieren aus Excel mit Datei - Speichern und Senden - DB-Funktionen
DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen (Queries)
Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen; Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen - Pivot-Tabellen
mittels Ribbon Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Ribbons für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
Hinzweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Ribbon Optionen der PivotTable-Tools - Namen
benannte Bereiche z. B. für effizientes Markieren
Menüband Formeln - Gruppe Definierte Namen (mit Namensmanager) - Import von Excel-Tabellen(-bereich) in Access
Empfehlung: Bereiche mit Namen kenntlich machen
kurze Darstellung mit Access;
Varianten: Neue Tabellen, an bestehende Tabellen anfügen und mit Excel verknüpfen - Gruppieren / Gliedern von Tabellen
Übung mit Gliederungen mittels Menüband Daten - Gruppe Gliederung
Wenn die Daten optimal aufbereitet werden (Summen, Additionen) ist sogar "AutoGliederung" möglich - Bedingte Formate
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate... - Spezielle Funktionen
HYPERLINK() - verlinkt zu Dateien (offline / online / Netzwerkpfad)
RMZ() und andere finanzmathematische Funktionen - Dokumentvorlagen (*.xltx bzw. *xltm)
Arbeitsmappenvorlagen in Templateverzeichnis (oder dortigen Unterverzeichnissen)
XP-System: Benutzerprofil\Anwendungsdaten\Microsoft\Templates
Windows 7: Benutzerprofil\AppData\... - also C:\Users\Benutzername\AppData\...
im Rechenzentrum auf Netzwerkressource
Tipp: Miniatur-Vorschaubilder aktivieren über Menüband Datei - Informationen - Schaltelement Eigenschaften - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung - Miniaturen speichern - Makros (Erste Gehversuche mit Makros über Aufzeichnung von Makros)
Ribbon Ansicht - Makro - Makro aufzeichnen: Beispiel mit Transponieren von Tabellenbereichen
Makro-Dialogfenster öffnen mittels Makro - Makros anzeigen (Tastenkombination ALT + F8)
Vergabe von Tastenkombination und Symbol in Schnellzugriffsleiste (oben links)
Tipp: nicht mit Maus Tabellenbereiche markieren, sondern mit Tastatur z.B. Umschalten + Strg + Cursortaste(n) Rechts und dann Runter
Hinweis auf Menüband Entwicklertools - muss über Datei - Optionen erst eingeblendet werden - Arbeitsmappen mit Makros als eigener Dateityp: *.xlsm
beim Öffnen muss außerdem noch die Sicherheitswarnung beachtet werden, die dann überhaupt erst die "Aktivierung" der aktiven Inhalte - sprich unsere Makros - ermöglicht. Ohne diese Aktivierung sind die Makros nicht nutzbar! - TN-Bescheinigungen, Feedback-Bögen, Letzte Fragen
Wiederholungszeilen
DBSUMME()
Gliederungen
Vielen Dank für Ihre freundlichen Feedback-Bögen und das Klopfen zum Ende des Seminars.
Ihr Trainer Joe Brandes
