Seriendruck
An der TU Braunschweig findet ein Seminar zum Thema Seriendruck statt. Die professionelle Zusammenarbeit der Microsoft Office Familie zum Erstellen von Seriendruckelemente wird praxisnah erarbeitet.
Hier die Rahmendaten unseres Seminars:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, HS 65.2
Zeiten: Mo, 13.10.14; 09.00 - 16.00 Uhr
Wir wünschen - wie immer - viel Spaß und Erfolg bei unseren Seminare und werden wieder die wichtigsten Dingen im folgenden Artikel zusammenstellen.
Ihr Trainer Joe Brandes
Montag, 13.10.2014, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase und TN-Themen
- Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html - Arbeitsoberfläche ab Office 2007/2010
neues Design mit Menübändern ("Ribbons")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Menüband-Gruppen - Zusammenspiel von
Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist! - SD-Hauptdokumente-Typen:
Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
Outlook Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;) - Datenquellen (Steuerdateien):
Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, CSV-Dateien, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte - Praxis mit Excel-Tabellen:
Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter benennen
für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche - Seriendruckfelder einfügen:
einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock sauber nutzen zu können - Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut) - Praxis mit Access Datenbank-Tabellen
Bereitstellung einer Beispiel-Access-DB "Kontaktverwaltung" mittels Onedrive des Trainers ("Cloud")
in Access werden die effizienteren Auswertungen mittels Abfragen möglich
kurze Darstellung: queMitarbeiterFrankfurt (Abfrage mit allen Mitarbeitern aus Frankfurt) - Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich) - andere Hauptdokument-Typen:
Etiketten, Umschläge per Übungen erstellt; Tipp: bei Etiketten über Schalter "Etiketten aktualisieren" die weiteren Datensätze in den weiteren Platzhaltern (Tabellenzellen) einfügen
Verzeichnisse (Listen) gezeigt - Outlook nutzen
sauberes Eingeben von Kontaktinformationen - Nutzen der Schaltflächen für Dialogfenster (Name, Telefonnummern, Adressen)
Organisieren der Daten in Kontakt-Ordnern
Tipp: alle Outlook-Daten liegen in der "Persönlichen Ordner-Datei" Ihres Benutzerprofils: (Standard:)
C:\Benutzer\Benutzername\Dokumente\Outlook-Dateien\Outlook.pst (und später Archive.pst) - Praxis mit Outlook-Kontakten
so passen Adressblock und Grußzeile sofort (wenn die Daten alle sauber in Outlook eingetragen wurden) - Massenmail (Serien E-Mails)
Praktische Umsetzung mittels Assistenten für den Seriendruck und Datenquelle mit E-Mail-Adressen in den Datensätzen - Letzte Fragen, Feedback-Bögen, TN-Bescheinigungen
Auch nach diesem Seminar vielen Dank für Ihre freundlichen und positiven Feedback-Bögen.
Viel Spaß weiter mit den Office-Produkten wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes
Ihr Trainer Joe Brandes
