Microsoft Excel
Im Rahmen der Personalweiterbildung der TU Braunschweig findet am 12. und 13.03.2014 ein Seminar zum Thema "Excel - Tabellenkalkulation (Grundkurs)" statt.
Ziele: MS-Excel-Kenntnisse erwerben. Inhalte: Microsoft Excel ist der Office-Standard bei der Aufbereitung von Zahlen und Texten. Steigen Sie praxisorientiert und erfolgreich in die Tabellenkalkulation aus dem Hause Microsoft ein.
Ort: TU Braunschweig, Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommerstraße 65
Zeiten: Mittwoch, 12.03. und Donnerstag, 13.03.14, 09.00 - 12.00 Uhr und 13.00 - 16.00 Uhr
Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit einem Artikel begleiten...
Ihr Trainer J. Brandes
Mittwoch, 12.03.2014, 09.00 - 16.00 Uhr
- Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen
Hinweis auf Hand-Out (Download s.o.) - Arbeitsoberfläche ab Excel 2007
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!) - Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E); Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html - Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden - Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen Startwert und Schrittweite und 2 Zellen markieren und ziehen - Eingabetricks:
Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen - Zellformate
Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit - Zellbezüge (relativ und absolut)
relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $
auch Formeln über mehrere Tabellenblätter möglich: =Tabelle1!F5+'Neue Tabelle'!G6 - Diagramme (Teil I) - Diagrammblatt auf Knopfdruck
Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
effektive neue Diagrammvorlagen möglich; Formatierungen und speichern von Diagramm-Vorlagen in Standardverzeichnis Charts der Template-Office-Struktur, siehe neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format) beachten - Funktionen
am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
MIN(), MAX(), ANZAHL(), ANZAHL2()
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
Formeln anzeigen lassen: mittels Strg + # bzw. Ribbon Formeln - Formeln anzeigen - Benutzerdefinierte Zahlenformate
am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
Donnerstag, 13.03.2014, 09.00 - 16.00 Uhr
- Rekapitulation, TN-Fragen
Spezialfrage: Matrikelnummer mit Excel auf letzte 3 Stellen anonymisieren: =ERSETZEN(TEXT(A7;0);5;3;"XXX")
macht aus 2345678 eine 2345XXX - Als Tabelle formatieren...
neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen: =SUMME(Kassenbuch[Eingang])
Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln, Formate entferen mit "Radiergummi" - Formeln über Tabellenblätter und sogar Arbeitsmappen hinweg
Beispiele durchgespielt und die Syntax beachtet: =SUMME('Werte und Co'!B3:B5)
Tabellenblattnamen können sogar nachträglich geändert werden - aber möglichst vorher Gedanken machen und belassen - Excel-Optionen
ein kurzer Rundgang: Häufig verwendet (Design, Livevorschau, Benutzerdefinierte Listen), Formeln (automatische Berechnung), Dokumentprüfung, Speichern (Dateityp), Erweitert (Null-Darstellung, 1904 Datumswerte für Excel-Mappen von Apple-Systemen) - Drag & Drop
Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren - neue Spalten/Zeilen
Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü - Kommentare
Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare - Diagramme (Teil II)
nachträgliches Hinzufügen von Datenreihe zu Diagrammen mittels Zwischenablage
Nutzen einer Sekundärachse für Datenreihen aus anderer Wertebereichen (siehe Übung mit Prozentwerten 0...1) - Funktionen (eine kleine Auswahl)
MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL(), ANZAHL2(), HEUTE(), JETZT()
Datum-/Uhrzeitfunktionen: Übersicht und "unbekannte" Funktion DATEDIF() für volle Jahre berechnen aus zwei Datumszellen - WENN-Funktion
Logische Funktion mit 3 Parametern: Prüfung / Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen) - Bedingte Formatierung
neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren, Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate... - SmartArt
neue intelligente und attraktive Grafikelemente für das Office (seit 2007)
Hinweis: bei Zeichnen-Objekten kann man direkt Text einschreiben und alle Objekte lassen sich clever ausrichten oder gruppieren - Große Tabellen
Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken
Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren
Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen" - Tabellenblätter "absichern" (Blattschutz)
Spalten/Zeilen ausgeblendet, Blattschutz (Register Schutz) erläutert und eingesetzt - OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch Hand-Out)
Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung; im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren - letzte TN-Fragen, Feedback
Vielen Dank für Ihr überaus freundliches Feedback und Ihr Interesse an weiteren Weiterbildungen
Ihr Trainer Joe Brandes