Outlook

Montag, 28.10.2019; 12.30 - 13.30 Uhr
Anm.: wegen technischer Probleme abgebrochen; bzw. nur Kurzvortrag Thema Outlook

Outlook 2016

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

Leider haben wir am heutigen Nachmittag dieselben Probleme gehabt wie am Anfang des Jahres zum Seminar Outlook am 25.01.2019 - nur das wir heute mit 14TN noch mehr TN hatten. Hier meine damaligen Anmerkungen zum Seminar-Vormittag vom 25.01.2019:

Allgemeine Anmerkungen zum Seminar-Vormittag:
Leider gab es nach den notwendigen (Neu-)Anmeldungen (erster Seminarscreenshot erst 09.10 Uhr!) über das ISERV-BIZ System auch andere technische Problemchen, durch die der Seminar-Vormittag nicht wie gewünscht und gewohnt effizient realisiert werden konnte.

Anmerkung Outlook-Seminar:
für die nächsten Outlook-Schulungen sollte die Umgebung für uns / die LK-WF-MA die praxisnahen Exchange-Outlook-Techniken ermöglichen!

Das sollte jetzt technisch für die zukünftigen Seminare beherzigt werden.

Wir verschaffen uns schnell einen technischen Überblick...

E-Mail - Client-/Server Prinzip

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.
Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken:

Es gibt in der IT auch noch andere Client-/Server Groupware "Gespanne": z.B. Lotus/IBM Notes/Domino.

Microsoft Exchange Server

... zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server:

• gemeinsam nutzbaren Kontakte
• Termine/Kalender für Gruppen
• einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
• OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
• ...

Hier mal eine "Technikübersicht" als einfache Skizze:

Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt immer der "Groupware"-Charakter weg!

E-Mail

Die Sicherheit und der "Datenschutz" einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte!
Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von

• PGP (Pretty Good Privacy) - siehe Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP) oder
• S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions)

Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"),
Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy)
Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen

Hinweis zu "Nur Text" setzen:
Anm.: hier werden keine Formatierungen zugelassen (siehe Typen "HTML" oder "Rich-Text"), was vielen Mitarbeitern im Bereich "Informatik" die Verarbeitung von Mails erleichtert.
Grund: diese Mitarbeiter nutzen seit Jahrzehnten einfachste Mail-Programme (Mail-Clients) in der Konsole - also in einer einfachen Text-Eingabeaufforderung.

Mail-Eigenschaften/Einstellungen:
Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren "leere" Mails aus!
Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen),
Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren,
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten;
Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte);

Suchordner
Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen)

Signaturen
Hier mal eine beispielhafte Signatur (lk-wf.de):

Anm.: Übung mit Erstellungen Signaturen

Beginn Signatur: entgegen meiner sonstigen Website-Formatierungen hier manuelle Formatierungen

-Fachbereichsleitung EDV, Beruf und Qualifikation
-Qualitätsmanagement

Bildungszentrum Landkreis Wolfenbüttel
Harzstr. 2-5
38300 Wolfenbüttel
Telefon: 05331 84-144
Fax: 05331 84-469
Mobil: 0151 28026639
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet: www.bildungszentrum-wolfenbuettel.de

Ende Signatur:  manuell eingefügten/formatierte Signaturvorlage "Beispielaccount lk-wf.de".

Es gibt diverse "Vorlagen-Techniken" für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails...

Vorlagen für E-Mail Erstellungen

Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.

Outlook-Vorlagen (*.oft)

Kurzanleitung: über Menüband Datei - Speichern unter... den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.
Man landet standardmäßig im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen) - man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern. Entweder über

• Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen... - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
• neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft

öffnen und weiterbearbeiten.

Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.

QuickSteps

Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.
Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.

Und bitte auch an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.

Spezial: Formulare - Mails mit eigenem Aufbau

Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).
Tipp: Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.
Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).

S/Mime

... Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions ...

Es geht um zwei Aspekte der "Sicherung" von E-Mails:

• Digitale Unterschrift ermöglichen
• Nachrichten verschlüsseln

Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.

Das "Unterschreiben / Verschlüsseln" selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt:
Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren

Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:

• RZ Uni Osnabrück "Signieren und Verschlüsseln von E-Mails" (Link)
• PSW Group ("SSL-Anbieter"): Wie installiere ich ein S/MIME Zertifikat" (Link)
• Privater Blog "Doenselmann" (Link / Link)

Abwesenheitsnotizen

Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei
aktuell den Eintrag "Automatische Antworten (Außer Haus)" vor:

Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort "Abwesenheitsnotiz") bleibt also den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind.

Erstellen von Regeln/Filtern

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.

Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!

Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.
Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesen Nachrichten nicht verschieben.

Nachverfolgung

Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen -  Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.

Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.
Achtung: man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen.

Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die "Flaggen" (tiefrot: zeitnah/dringlich bis hellrot oder Grüner Haken für erledigt) zur Verfügung.
Die "Aufgaben" und "Termine", die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.

Infosites:
Microsoft Office Support "Kennzeichnen von e-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung",
Video Andrea Thehos "Outlook - Kennzeichnung als Aufgabenelement - Nachverfolgung" (Anm.: bis ca. 10:00)

Funktions-E-Mail-Adressen

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben

• als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
  Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei der Ostfalia geben
• ohne eigenes Postfach - als
  Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
  oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Für die Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!

Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann immer über Ihre zuständige IT-Abteilung.

Gruppenkalender

... gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite - sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.

Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den "öffentlichen" Kalender einer "Leitung". Die Kalender werden aber letztlich von den "Assistenten der Leitung" gepflegt und genutzt.

Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach "Raumbelegungs"-Werkzeuge genutzt.

Kontakte

Man hat neben einer "privaten" Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein "öffentliches" Adressbuch: hier als Globales Adressbuch bezeichnet.

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!

Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte

Empfehlung:
eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder

Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten

Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Ansichten

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen.

Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren.
Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 identisch aus!

Kalender

Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen

Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";

Hinweis/Tipps:
Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden

Aufgaben

einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben

Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (Ausnahme: nicht in Monatsansichten)

Outlook - Optionen

siehe Menüband Datei - Optionen / Beispiele:
Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen

hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...

Tipp: AutoTexte

klassisch: Textbausteine; Schlagwort: Schnellbausteine vom Typ AutoText

In Word und Outlook die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm für Word und NormalEmail.dotm für Outlook) nutzen.

Erstellen von Bausteinen:

• gewünschten Text schreiben und formatieren,
• markieren,
• Tastenkombination Alt + F3,
• Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte

Outlook.pst

Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!
Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

bei Groupware-Servern (siehe wieder Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro):
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren

TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

• Filter - Regeln
• Signaturen
• Kalender

Word

Dienstag, 29.10.2019; 08.30 - 12.00 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

Word 2016

Topics: Textgestaltung, Nummerierungen, Aufzählungen, Gliederungen, Einbinden von Bildern/Grafiken, Tipps & Tricks; neue Word 2016 Techniken

Temporäre Downloads "OneDrive Trainer" (stehen nicht ständig zur Verfügung)

Office Versionen

97-2003: klassische Versionen mit Dokumentformat .doc (Word) und  .xls (Excel)
"Alte" Office können die folgenden neuen Formate mit Hilfe eines Kompatibilitätstools von Microsoft zumindest öffnen (Link)

Seit 2007 bzw. 2010 / 2013 / 2016 / Office 365:
neues Format .docx, .xlsx (und mit Makros .docm, .xlsm;
Templates: .dotx, .xltx (auch hier extra mit Makros .dotm, .xltm)
siehe Dialog "Speichern unter..."

PDF: alle Office-Programme können jetzt PDFs erzeugen (Menüband Datei - Speichern und Senden - PDF/XPS-Dokument erstellen

Arbeitsoberfläche (ab Word 2010)

Neues Design mit Menübändern (engl.: Ribbons)
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren (siehe Strg + Rollrad);
auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Word 2016

Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribbons, Lineale, Zoom

Tipps: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden
Hinweis Schriftgrößen: z.B. Standardschrift Arial 12 pt (Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)

Hinweis auf Stil-Sets und Farben (siehe Designfarben)

Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N

Effektives Markieren

Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
Satz (Strg + Klick in den Satz),
Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,

Positionieren:
Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) und mit
Strg + Pos1 (Dokumentanfang) bzw. Strg + Ende (Dokumentende)

Vom "Groben ins Feine" arbeiten

Bitte erst die

• Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
• dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
• dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)

Also vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen.

Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)

Nummerierungen / Aufzählungen

Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge

Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch: Umschalten + Return;
Hinweis: Strg + Return erstellt manuellen Seitenumbruch

Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern

Absatz- und Zeichenformatvorlagen

Übung zu den Formatvorlagen Überschrift 1 bis 3
Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" und 3

Tipp: Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen versehen!

Tipps: Entfernen von Formatierungen aus Kopiervorlage (Web, PDF): Clever über die Zwischenablage einfügen (ggf. mit Editor - Notepad)

Verweise

(Menüband)

Für Inhaltsverzeichnisse (technisch: eine Feldfunktion);

Tipp: nicht die vorgefertigten Inhaltsverzeichnisse nutzen, sondern über Dialog für Inhaltsverzeichnisse arbeiten (Menüpunkt mit ...)

Aktualisieren von Inhaltsverzeichnissen über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)

Kopf-/Fußzeilen

Kopfbereich aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt

Weitere mögliche Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen

mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante

Tabulatoren

(TabStopps)

Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts

Bilder

(Menüband Einfügen - Grafik)

mit Hilfe von Textumbruch (Rechte Maus oder Menübänder) den Textfluss um die Bilder konfiguriert und die Bilder mit Schnellformatvorlagen (Effekten / Rahmungen / Schatten / Spiegelungen) versehen; neuer Textumbruch: eng
Zeichnenelemente / Formen

auch hier Tipps zum Zeichnen: Proportionen behalten mit Umschalten-Taste; direkt in Zeichnenelemente Text schreiben

SmartArts: neue intelligente "clevere Grafiken"

TN-Bescheinigungen, Feedback

• Aufzählungen
• Kopfzeile - Überschriften
• Bild mit Umbruch

Excel Grundl. + Fortg.

Anm.: die Themen aus den beiden "Tagen/Seminaren" an dieser Stelle zusammengefasst

Excel 2016 - Grundlagen

Dienstag, 29.10.2019; 12.30 - 15.30 Uhr

Topics: Tabellen anlegen, formatieren, gestalten, Einfache Berechnungen, Arbeiten mit Formeln und Funktionen, Verknüpfungen, Diagramme, bedingte Formatierungen, Arbeit mit mehreren Tabellen, neue Excel 2016 Techniken

Excel 2016 - Fortgeschrittene

Mittwoch, 30.10.2019; 08.30 - 12.00 Uhr

Topics: Als Tabelle formatieren... (Sortieren / Filtern), WENN-Funktion, SVERWEIS, Teilergebnis, Datenbankfunktionen, Pivot (Tabellen, Analysen, Berichte), Diagramme, bedingte Formatierungen, Arbeit mit mehreren Tabellen, neue Excel 2016 Techniken;

Anm.: siehe auch Einstiegsthemen oberhalb...

Jeweils: Orientierungsphasen,  TN-Themen

Arbeitsoberfläche

... ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / Office 365

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)

Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)

Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 10: Menüband Ansicht - Gruppe Aktuelle Ansicht - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen)
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen

Zellen können drei Inhalte aufnehmen

Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden

Zellen

... in Spalten und Zeilen

Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen

Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen

schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste

Zellen lassen sich über Zwischenablage einfach kopieren (Strg + C) und auf viele Arten (siehe "Inhalte einfügen...") wieder einfügen (Strg + V mit Optionen "Werte", "Formate" oder "Transponieren")

neue Spalten/Zeilen

Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)

Zellen markieren

Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche

Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)

von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
ab Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen: Startwert und 2. Wert (legt Schrittweite fest) und beide Zellen markieren und ziehen

Eingabetricks

Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)

Drag & Drop

Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren

Zellformate

Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit

Benutzerdefinierte Zahlenformate

am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
Tipp: Format #.##0,00 "Liter" spendiert auch noch die Tausender-Trennpunkte1

Diagramme

... Diagrammblatt auf Knopfdruck

Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
effektive neue Diagrammvorlagen: Standardordner Templates - Diagramme:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts 
Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln"

Zellbezüge

... relativ und absolut

relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz

Erster Funktionen

am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur

TN-Bescheinigungen, Feedback

• Texte, Zahlen, Formeln
• Diagramme
• relativ vs. absolut

Funktionen

...weitere Beispiele

am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()
Praxis: mit Anzahl und Anzahl2 Funktionen lassen sich falsch eingegebene Zahlenzellen analysieren.
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe

Als Tabelle formatieren...

neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:
=SUMME(Kassenbuch[Eingang]) 

Tipps (Best Practise): Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter bzw. Kontrollkästchen in Ribbon Tabellentool

Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
Tipps: Tabellenbereiche lassen sich auch klassisch/manuell benennen mit Markieren und dann über Namensfeld (links in Bearbeitungsleiste) einen eindeutigen Namen vergeben (Übersicht mittels Menüband Formeln - Gruppe Definierte Namen - Namens-Manager), Formate entfernen mit "Radiergummi"

Sortieren und Filtern

nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten;
Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist;
Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte (Index)
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also "ohne" Filter!)

WENN-Funktion

Logische Funktion mit 3 Parametern:

• Prüfung/Bedingung
• Dann-Wert (optional)
• Sonst-Wert (optional)

Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe

Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (ergibt 10 Zuweisungen)

Tipp: Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfung und für Berechnungen/Zuweisungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen (siehe $-Zeichen bzw. F4), damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)

SVERWEIS Funktion

Verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)

mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)  
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )  

oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )  
oder mit benannten Bereichen:
=SVERWEIS( B4 ; Provisionen ; 2 )  

Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()

Pivot-Tabellen

mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen

Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."

Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)

Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
(Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)

mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich

Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen

Berechnete Felder: Gruppe Berechnungen - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld... erstellen
Beispiel: aus zwei Auswertungsspalten "Summe Gehalt" und "Summe Zulagen" wird "neues Feld" mit "= Gehalt + Zulagen"

Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt

Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
=PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")  

Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
Tipp: Ausblenden mit Menüband - Analyse - Feldschaltflächen

TN-Bescheinigungen, Feedback

• Diagrammvorlagen
• Arbeitsmappen
• Als Tabelle formatieren...
• SVERWEIS()
• Logik mit WENN()
• PivotTable

PowerPoint

Mittwoch, 30.10.2019; 12.30 - 15.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

PowerPoint 2016

Topics: (mit LK WF Vorlage) Anpassungsschulung; Nutzung der LK WF Vorlagen, Entwurfsvorlagen nutzen, Technik der Folienmaster, Farben, Präsentationen, neue PowerPoint 2016 Techniken
Anm.: folgende Ausführungen deutlich umfangreicher, als bei unserem "halben Nachmittag". Wir haben uns - aus Zeitgründen - auf die folgende Zielrichtung (s.u.) konzentriert...

Arbeitsoberfläche ab PowerPoint 2010

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Zielrichtung:

Nutzung der LK Wolfenbüttel PowerPoint Präsentationsvorlagen

Neue Dateitypen ab PowerPoint 2007

• *.pptx (genau: Präsentationen- ohne Makros, also ohne "aktive Inhalte"),
• *.potx (Vorlagen - engl.: Templates),
• *.ppsx (Bildschirmpräsentationen)

Vorgänger-PowerPoint 97-2003 Dateityp: *.ppt;
Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E) - also Windows-Konfiguration;
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Dateitypen bei bekannten Dateitypen
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen...
Anm.: dasselbe Prinzip bei Word (*.doc vs. *docx) oder Excel (*.xls vs. *.xlsx)

Inhalte in Folien eingeben (Hier: NUR Inhalte - KEINE Formatierungen)

also: keine Schriftarten, Größen, Aufzählungszeichen, Farben, Platzhalterpositionen, ...
Wichtig: die Formate werden später über die Designs (bzw. Entwurfsvorlagen) sauber zugewiesen
Tipps: (für die Eingabe von Inhalten / Aufzählungen / ...)
in Aufzählungen den Zeilenwechsel mit Umschalten + Return nutzen (manueller Zeilenumbruch);
Einrückungen / Ebenen für Aufzählungen mittels Symbolen "Listenebenen"
Neue Layouts (Positionen auf Folie) ab 2007 gegenüber Vorgängern - es lassen sich auch eigene Layouts erstellen.
Ansichten: Normal- oder Folienansicht vs. Foliensortierung und Notizenseitenansicht

Folienelemente

Aufzählungen, Tabellen, Diagramme (mit Partner-Anwendung Excel), SmartArts, Grafiken/Bilder,
ClipArts (Hinweis: lassen sich mit aufgelöster Gruppierung nachbearbeiten/umfärben), Multimedia-Objekte; Praxis mit einigen Elementen;
Neu ab 2007: SmartArt-Objekte für Flussdiagramm oder Organisationdiagramme
Vorschlag für Übung mit Formen: Texte in Form hinzufügen (einfach lostippen), Ausrichten, Gruppieren, Vorder-/Hintergrund
immer Tipp: Rechte Maus oder oben das Menüband für Zeichentools, Format übertragen (Pinsel)
Schaltfläche "Symbol" erlaubt bei Texten das Einfügen von "Sonderzeichen" wie Ø

Notizen

in Folienansicht unterhalb der Folie lassen sich Notizen zu den Folien hinterlegen
eigene Ansicht Notizenseite und Extra-Ausgabe beim Drucken

Tipp zu Farbschema

Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tools
wie Paletton ( www.paletton.com ; früher: colorschemedesigner.com)
oder auch Kuler mit Adobe Photoshop (als Erweiterung)

Farben

Für den Landkreis Wolfenbüttel gibt es ein "Corporate Design" (CD) mit vorgegebenen Farben aus dem alten klassischen Wappen abgeleitet.
Die folgende Übersicht listet diese "Designfarben" für die Vorlagen des LK auf.
Hinweis: die Vorlagen sind statisch mit diesen Farben hinterlegt, sodass darauf basierende Präsentationen sich nicht per anderem Farbschema anpassen lassen!

Designentwurf

Schriftart, Schriftgrößen, Farben (Beispielhafter Farbaufnehmer: Addon Colorzilla für Browser Mozilla Firefox oder Pipette von Photoshop)
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
Beispielhafte Umsetzung mit leerer Präsentation! Inhalte hier ja nicht wichtig - wir interessieren uns nur für die Formate!

Tipp zu Erstellung "Farben" und "Design"

mit leerer Präsentation arbeiten, dann bearbeitet man gar nicht erst den Folienmaster einer bestehenden Präsentation und bekommt somit keine Probleme beim Umschalten von Designs mit Hintergrundelementen, Grafiken oder Logos

Folienmaster (hier geht es jetzt um die Formatierung der Folien; Hier: NUR Formatierungen)

siehe auch andere Formatierungsansichten: Notizenmaster, Handzettelmaster
Bearbeitung und Anpassung der "Formatierungen und Designs" unserer Präsentationen
so ändern sich dann in allen Folien einheitlich die Formatierungen, Hintergründe, Text/Überschriften Positionen
neue Folienlayout als Untergliederungen (spezielle Masterfolien z.B. für Layout Vergleich) verfügbar
Anm.: es lassen sich auch komplett eigene Layouts erstellen oder aus bestehenden Layouts kopieren
Speichern der Designs über das gleichnamige Symbol (die Gruppe Designs) und untersten Link "Aktuelles Design speichern..."
Übung: Entwuf eines Designs und nutzen des Designs
Speicherort für Design-Themes (*.thmx):
C:\Benutzer\username\AppData\Microsoft\Templates\Document Themes   (lassen sich manuell kopieren/bereitstellen)
diese Designs erscheinen dann unter Designs - Benutzerdefiniert

Zusammenfassung Inhalte vs. Layout/Design (Entwurfsprinzip)

Bei der Einhaltung dieser Trennungen sollte es keine Probleme bei der Umsetzung geben. Wenn Sie die Techniken vermengen tauchen auf einmal Grafikelemente doppelt auf oder gar nicht.

Kopf- und Fußzeile - flexible Platzhalter

in Designs befinden sich Platzhaltern für "Datum und Uhrzeit", "Foliennummer" und "Fußzeile";
Aktivieren der Platzhalterstellen über Menüband Einfügen - Kopf- und Fußzeile; Spezielle Behandlung von Titelfolien möglich
so lassen sich die Platzhalter dynamisch und effizient für die Präsentationen nutzen (aktivieren / deaktivieren / Infos anpassen)
Tipp für fehlende Platzhalter in Masterfolien:
Platzhalter fehlt auf oberster Masterfolie (Master-Masterfolie ;-): im Folienmaster-Menüband - Gruppe Masterlayout auf Symbol Masterlayout - gewünschten Platzhalter wieder aktivieren
Platzhalter fehlt auf untergeordnetem Layout (z.B. Titelfolie): im Folienmaster-Menüband - Gruppe Masterlayout - Kontrollkästchen Fußzeile aktivieren/deaktivieren

Übergange (Ribbon / Menüband)

Folienübergänge von Folie zu Folie, Anzeige von Eigenschaften unterhalb der Folien in Ansicht Foliensortierung

Animationen (Ribbon / Menüband)

auf einer Folie für einzelne Objekte (z.B. Titel, Aufzählung, Grafik, ...) vielfältig einstellbar, viele neue Animationen, bitte Ansicht Folie

Bildschirmpräsentation (Ribbon / Menüband)

Einblendezeiten testen, Bildschirmpräsentation einrichten (Mulitimonitor: Monitor für Präsentation festlegen, Kiosk-System/endlos),
Bildschirmpräsentation starten (ab Folie 1) mittels F5;
ab aktueller Folie mit Umschalten + F5, in Präsentation Stifte nutzen;
Neue Anzeigedauern testen (vergibt bei Durchlauf automatisch alle Zeiten für Animationen und Übergänge)
Tipp: ab Windows Vista mit Win + P (Projektor) lässt sich der Multimonitorbetrieb schnell konfigurieren
Einfügen während der Präsentation von handschriftlichen Bemerkungen oder Textmarkierungen inkl. Übernahme auf Folien am Ende der Präsentation

Präsentationszeiten / Folienanzahl

Beispielhafte Regel: Guy Kawasakis 10 / 20 / 30 Regel (10 Folien / 20 Minuten / min. 30 Pt)
Aber viel wichtiger: Zielgruppe defininieren und entsprechend nach eigenem Plan und Ideen vorgehen
Empfehlung: Vortrag mit "Freiwilligengruppe" trainieren/testen

Menüband Datei

Speichern und Senden (vielfache Exportformate - Anm.: alle Techniken mit Nennung "Adobe..." gehören zu Software Adobe Acrobat)
Screen-Präsentation (*.ppsx), 97-2003-Format (*.ppt),
Bildformate (*.jpg oder *.png für alle Folien),
Video-Export (*.wmv) und natürlich PDF mit Bordmitteln der Office-Familie ab 2007
Drucken (hier die Handzettel - z.B. 6 pro Din A4-Seite - siehe Handzettelmaster)

... wie gesagt: mehr als wir heute Nachmittag erarbeitet haben!

TN-Bescheinigungen, Feedback

• Folienmaster
• Präsentation einrichten
• LK WF - Kopf-/Fußzeile

BIZ ISERV

Allgemeine Info zu Seminaren im BIZ ab 2019

ISERV im BIZ

Das BIZ Wolfenbüttel bietet über den ISERV (Link: iserv.eu) eine zentrale Verwaltung für die Seminarteilnehmer und Trainer.

Hier folgen eine paar Kurzinfos zu wichtigen Erstinfos und Konfigurationen für die Nutzung der Windows 10 Rechner in den Seminaren.

• Outlook - Konto
• Kontoinfos
• Konfiguration zulassen
• ISERV - Webmail
• ISERV - Dateien
• BIZ - Erstkonfiguration

Kurze Anmerkung zu Passworten:

• mindestens 8 Zeichen
• Buchstaben, Sonderzeichen, Zahlen gemischt (komplexe Kennworte)
• keine Wordanteile aus Wortstämmen/Dictionarys
• keine Zeichen aus Nutzernamen
• unterschiedliche Passworte für unterschiedliche Dienste
• (möglichst ;-) Passworte regelmäßig neu setzen

Tipps zur Passworterstellung:

• mit "Geekspeak" arbeiten: P(a)ssw0Rd!
• mit Merksätzen arbeiten: IhdSti2019dISERVe!
  meint: "Ich habe den Seminarteilnehmern in 2019 den ISERV erklärt!
  Gerne noch "salzen" des Passworts: das meint z.B. einfach Zeichenketten (##!!) anhängen/vorsetzen

So weit in Kürze...