Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 04.09.2019 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Word 2010 - Seriendruck" statt. Bitte beachten Sie gerne auch die anderen Beiträge zum Thema Word/Office auf diesem Info-Portal.
Word ermöglicht es, ein einheitliches Dokument für unterschiedliche Empfänger versandbereit zu machen. In diesem praxisorientierten Seminar erfahren Sie, wie Sie einen solchen Serienbrief in Word erstellen können:
- Kurzdarstellung: Hauptdokument und Datenquellen
- Feldfunktionen
- Übungen: Serienbriefe mit Word und Excel
- Tipps & Tricks
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 04.09.19; 13.30 - 16.00 Uhr
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes
Mittwoch, 04.09.2019, 13.30 - 16.00 Uhr
Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Konfigurationen, Online-Resourcen und Tools...
...für die weiteren Arbeiten mit Word
Erstellung von Screenshots mit Windows 10 Bordmittel (Tastenkombi: Win + Druck ):
man erhält automatisch PNG-Dateien im Ordner Bilder\Bildschirmfotos (bzw. Pictures\Screenshots) des Win-Users
Und Bildschirmlupe mit Win + + bzw. Win + - ; Lupe deaktivieren mit Win + ESC
früher: Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
Einblenden der Dateierweiterungen (Dateiendungen) mittels Windows Explorer ( Win + E ) mit Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen). Bei älteren Windows bitte einfach über Optionen - Ordner- und Suchoptionen...
Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abt13 - Personalentwicklung
Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis über das GITZ (siehe Bestellformular für Software und Skripte).
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Arbeitsoberfläche ab Word 2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Anm.: über die kleinen Pfeile kommen wir zu den klassischen Dialogfenster: ehemals also Menü Format - Zeichen, Format - Absatz, ...
Seriendruck (mit Excel)
Zusammenspiel Word (Hauptdokument) und Excel (Steuerdatei - Datenquelle)
Seriendruck-Hauptdokumente (Word) und Datenquellen (Steuerdatei - hier: Excel)
Anm.: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
Menüband: Sendungen
Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
Das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
SD-Hauptdokumente-Typen:
- Briefe
- E-Mails
- Umschläge
- Etiketten
- Verzeichnisse
Datenquellen (Steuerdateien)
Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen, DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;)
Anm.: Liste nicht vollständig!
Praxis mit Excel-Tabellen
Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter sauber benennen
für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuell benannte Bereiche
Seriendruckfelder einfügen
einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
Praxis mit Access Datenbank-Tabellen
... wird selten im Seminar behandel!
In Access werden die effizienteren Auswertungen mittels Abfragen möglich.
Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
Formatschalter hinzufügen mittels
{mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
Feldfunktionen bearbeiten mit Alt + F9
Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung: Page / SectionPages
Formatierungsoptionen
sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Websiteffice.com Website
Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
- Formatschalter (\*)
- Schalter für numerisches Format (\#)
- Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)
andere Hauptdokument-Typen
Etiketten erstellen; Tipp: bei Etiketten über Schalter "Etiketten aktualisieren" die weiteren Datensätze in den weiteren Platzhaltern (Tabellenzellen) einfügen.
Verzeichnisse (Listen) als auch Umschläge werden nicht behandelt.
Feldfunktionen
Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
- "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
- "SectionPages (Seitennummerierung pro Abschnitt)
- "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
- "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
- "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
"Alte" TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3 (Anm.: nur eine kleine Auswahl)
Datenquelle verknüpfen
Felder sauber zuordnen
Datum formatieren
Vielen Dank für Ihre tollen Feedbacks und Interessen an unseren IT-Seminaren im Rahmen der Mitarbeiterfortbildung.
Ihr Trainer Joe Brandes